Was ist ein Buchhaltungssystem?
Das Buchhaltungssystem ist ein System, das von Unternehmen implementiert wird, um Finanzinformationen einschließlich Einnahmen, Ausgaben und anderer Buchhaltungstransaktionen aufzuzeichnen. Es fungiert als wichtiges Instrument zur Überwachung und Verfolgung der Leistung des Unternehmens und zur Gewährleistung eines reibungslosen Geschäftsablaufs.
Eigenschaften
Nachfolgend sind die Funktionen aufgeführt, die ein Buchhaltungssystem haben sollte.
# 1 - Zuverlässigkeit
Die erzeugten Informationen sollten zuverlässig sein. Es ist ein wesentliches Merkmal. Wenn die in dieses System eingegebenen Daten nicht authentisch sind, sind die Ergebnisse auch nicht vertrauenswürdig. Daher ist es nicht möglich, die Aussichten des Unternehmens richtig einzuschätzen, wenn es nicht zuverlässig ist.
# 2 - Leicht zu verstehen
Es sollte keine komplizierten Formeln beinhalten und einfach zu bedienen sein. Wenn es komplex ist, kann der Buchhalter, der es behandelt, verwirrt werden und Fehler machen. Es sollte einfach zu verstehen sein, wo genau eine Transaktion zustande kommt und welche Auswirkungen die Transaktion auf den Jahresabschluss haben wird.
# 3 - Vergleichbarkeit
Von einem Buchhaltungssystem erstellte Abschlüsse sollten denen anderer Buchhaltungssysteme ähneln, was zu einem „Apfel-zu-Apfel-Vergleich“ führt. Die Berechnungsmethoden sollten den Industriestandards entsprechen, damit die Massen die Abschlüsse verstehen können.
# 4 - Neueste Software
Dieses System sollte in der Lage sein, sich automatisch mit der stetig wachsenden Finanzwelt zu entwickeln. Daher sollte die neueste Software verwendet werden, die automatisch aktualisiert wird. In der heutigen Welt wird alles automatisiert, daher sollte sich dieses System darauf einstellen können.
# 5 - Einfach zu bedienen
Buchhaltungssysteme sollten einfach zu bedienen sein; Es sollte nicht sein, dass ein Mitarbeiter strenge Schulungen durchlaufen muss, um das System zu verstehen. Sobald es für alle leicht verständlich ist, kann nur jeder Ideen für eine Aufwertung einbringen. Die Diagramme und Anweisungen sollten einfach zu generieren sein.
Arten von Buchhaltungssystemen
Sie sind von zwei Arten -
# 1 - Einzeleintrag
Dies ist eine informelle Methode, um Aufzeichnungen über Finanztransaktionen zu führen. Hier werden keine separaten Konten eröffnet. Es werden nur Ausgaben und Einnahmen erfasst, sobald diese eintreten. Es ist daher nicht möglich, Diagramme und andere Abschlüsse aus dem System der einmaligen Erfassung zu erstellen. Single Entry wird hauptsächlich von kleinen Unternehmen verwaltet, da diese nicht über das Fachwissen verfügen, um die neuesten Systeme zu befolgen, und von den Behörden nicht für die Steuerberichterstattung akzeptiert werden.
# 2 - Doppelte Eintragung
Double Entry ist korrekt und wird von allen großen Organisationen weltweit verwendet. Hier werden Transaktionen auf separaten Konten zusammengefasst, und jede Transaktion hat zwei Abschnitte, die sich auf unterschiedliche Konten auswirken. Es ist also leicht, Fehler zu finden, da jede Transaktion zwei Abschnitte hat. Daher kann es vorkommen, dass der andere Abschnitt korrekt ist und der Prüfer von dort einen Auslöser erhält.
Wie funktioniert es?
Schritt 1: Wann immer eine Transaktion stattfindet, wie z. B. Verkauf, Kauf, Kosten oder irgendeine Art von Transaktion, wird diese Transaktion über geeignete Journale erfasst. Dies ist also der erste Eintrag, den Sie in diesem System vornehmen.
Schritt 2: Da jetzt alle Buchhaltungssysteme computerisiert sind, erfolgt bei jeder Buchung eines Journals die entsprechende Eingabe im Hauptbuch des richtigen Kontos.
Schritt 3: Am Ende des Zeitraums wird der Saldo jedes Ledgers berechnet und Abschlüsse wie Bilanz, Cashflows usw. entsprechend erstellt.
Beispiele für Buchhaltungssysteme
Jedes Unternehmen verfügt über verschiedene Arten von Systemen, die seinen Zweck erfüllen.
Beispiel 1 - Einzelhandelsgeschäft
Einzelhändler kaufen und verkaufen Waren. Daher sollte sich ihr Buchhaltungssystem auf den Lagerbestand und den Rabatt konzentrieren, den sie erhalten oder geben. Das gesamte System sollte also auf verschiedenen Produkten basieren und wie viel zu zahlen oder zu fordern ist. Es sollte ihnen bei Kennzahlen wie der Bruttogewinnspanne, der Nettogewinnspanne und anderen Maßnahmen helfen, die sie für ihren Betrieb benötigen.
Beispiel 2 - Auftragnehmer
Der wichtigste Faktor beim Bau sind die Materialkosten. Daher sollte dieses System auf verschiedene Arten von Rohstoffeinträgen ausgearbeitet werden. Das System sollte in der Lage sein, verschiedene Verhältnisse zu werfen, was die Bewegung der Kosten zeigt.
Komponenten
Das Buchhaltungssystem besteht aus vier Komponenten. Die Komponenten sind Phasen, die eine Transaktion von der Aufzeichnung bis zur endgültigen Lieferung unterstützen.
# 1 - Eingabegeräte
Dies sind Tools, die bei der Aufzeichnung der Transaktion in diesem System helfen. Die primären Eingabegeräte sind Tastaturen, Sprachassistenten, Barcodes, Scanner usw. Mit Hilfe der oben genannten Geräte geben wir also eine Transaktion in das System ein.
# 2 - Prozessor
Nach dem Einfügen der Informationen nimmt das System die Daten auf und leitet sie nach Bedarf an das richtige Hauptbuch, Journal oder andere Diagramme weiter. Diese Aktivität wird als Informationsverarbeitung bezeichnet.
# 3 - Lagerung
Sobald die Daten an ein bestimmtes Hauptbuch weitergeleitet wurden, muss dieses System die Daten dort speichern. Das System benötigt daher die Hilfe von Speichereinrichtungen, um diese Aufgabe auszuführen.
# 4 - Ausgabe
Sobald die Informationen sortiert und die endgültigen Aussagen vorbereitet sind, benötigt dieses System Geräte, die bei der Ausgabe der Informationen helfen. Dieser Vorgang wird also mit Hilfe eines Monitors, Druckers, Projektors oder anderer Geräte durchgeführt.
Leistungen
- Die systematische Aufzeichnung von Finanztransaktionen hilft bei der Erstellung von Diagrammen und anderen Ergebnissen, die für wirtschaftliche Entscheidungen nützlich sind.
- Es hilft, Buchhaltungsbetrug und -auslassungen zu identifizieren.
- Der erstellte Jahresabschluss hilft bei steuerlichen und anderen Prüfungszwecken.
Fazit
Das Buchhaltungssystem hilft bei der systematischen Erfassung von Finanztransaktionen. Dies ist für die Erstellung von Abschlüssen erforderlich, die von Behörden für Steuerzwecke und Investoren verwendet werden, um fundierte Entscheidungen zu treffen. Verhältnisse und Diagramme lassen sich mit Hilfe eines geeigneten Systems leicht berechnen.
