Buchhaltungsabteilung - Definition, Funktion und Struktur

Definition der Buchhaltungsabteilung

Die Buchhaltungsabteilung bezieht sich auf die Abteilung in einem Unternehmen, die sich um die Erstellung von Abschlüssen, die Führung des Hauptbuchs, die Zahlung von Rechnungen, die Erstellung von Kundenrechnungen, die Gehaltsabrechnung und vieles mehr kümmert. Mit anderen Worten, sie sind für die Verwaltung der gesamtwirtschaftlichen Front des Unternehmens verantwortlich. Es ist unmöglich, dass ein Unternehmen, ob ein kleines Unternehmen, das von zu Hause aus tätig ist, oder ein großes multinationales Unternehmen zu lange ohne eine Buchhaltungsabteilung arbeitet.

Funktionen der Buchhaltung

• Alle Geschäftsvorfälle systematisch genau und umfassend zu pflegen und aufzuzeichnen, sodass sie jederzeit abgerufen und überprüft werden können.
• Aufrechterhaltung angemessener interner Kontrollen innerhalb der Organisation, um ihre wertvollen Ressourcen zu schützen.
• Bereitstellung einer Grundlage für die Leistungsbewertung und Schaffung von Verantwortlichkeit im gesamten Unternehmen.
• Verfolgung der Kosten, die den Unternehmenskosten entstehen, und Beratung zur Änderung bestehender Betriebsabläufe mit dem Ziel, die Betriebskosten zu senken.
• Unterstützung der Geschäftsleitung bei der Entscheidungsfindung durch angemessene Darstellung der Finanzdaten.
• Planen basierend auf der Antizipation der Geschäftsanforderungen und der erwarteten Verfügbarkeit von Ressourcen.

Rollen und Aufgaben

1. Eine der Hauptaufgaben besteht darin, alle Finanzdaten ordnungsgemäß zu erfassen und anschließend die Abschlüsse / Berichte zu erstellen. Diese Berichte werden zur Erstellung von Budgets, Prognosen und anderen Entscheidungsberichten verwendet. Darüber hinaus werden diese Berichte auch für die Kommunikation mit Kreditgebern, Investoren und anderen Interessengruppen verwendet.
2. Aufrechterhaltung einer gesunden Beziehung zu den Anbietern, indem sichergestellt wird, dass diese pünktlich bezahlt werden. Sie sollten jedoch nach Möglichkeiten suchen, Geld zu sparen, indem sie Rabatte / Anreize aufgrund rechtzeitiger oder vorausschauender Zahlungen in Anspruch nehmen. Gleichzeitig sollte die Buchhaltung sicherstellen, dass der Mindestbetrag pro Zahlung ausgeht, jedoch ohne Gebühren für verspätete Zahlungen.
3. Verfolgen Sie Forderungen und ausstehende Rechnungen und beraten Sie sie, falls Inkassomaßnahmen erforderlich sind. Die Buchhaltung sollte sicherstellen, dass die Kunden die Rechnungen pünktlich bezahlen und eine herzliche / freundschaftliche Beziehung zu ihnen pflegen.
4. Es ist allein verantwortlich für die Abrechnungsfunktion. Sie müssen sicherstellen, dass alle Mitarbeiter rechtzeitig und genau bezahlt werden. Darüber hinaus sollte die Abteilung sicherstellen, dass die Arbeitnehmersteuern korrekt bewertet werden und die Zahlungen rechtzeitig an die staatlichen und bundesstaatlichen Behörden erfolgen.
5. Sie müssen die Finanzkontrollen über Abstimmungen und die Einhaltung der geltenden Rechnungslegungsstandards wie US-GAAP aufrechterhalten. Alle diese Praktiken werden implementiert, um Betrug und Diebstahl zu verhindern. Als Finanzkontrolleur sollte die Abteilung die ordnungsgemäße Aufrechterhaltung der Verfahren ohne Unterbrechung sicherstellen.

Struktur der Buchhaltungsabteilung

Die meisten Unternehmen haben mehr als einen Mitarbeiter in ihrer Buchhaltungsabteilung und müssen daher eine Organisationsstruktur festlegen, um das Management zu rationalisieren. Im Allgemeinen besteht es aus Finanzvorstand (CFO), Finanzkontrolleur, Managern und Buchhaltern. Die Struktur ist wie folgt:

• Der CFO steht an der Spitze der Abteilung und berichtet direkt an den Eigentümer des Unternehmens oder den Chief Operating Officer (CEO).
• Der Finanzkontrolleur berichtet an den CFO und hat spezifischere Verantwortlichkeiten innerhalb der Abteilung.
• Der Finanzkontrolleur verfügt im Allgemeinen über ein Team von Managern - Payroll Manager, Accounts Receivable Manager und Accounts Payable Manager.
• Jeder Abteilungsleiter hat normalerweise ein Team von Buchhaltern.

Wert der Buchhaltungsabteilung

Die Buchhaltungsabteilung spielt eine wichtige Rolle bei der Führung eines Unternehmens, da sie dabei hilft, sowohl Einnahmen (Geld rein) als auch Ausgaben (Geld raus) zu verfolgen und gleichzeitig die Einhaltung aller gesetzlichen Anforderungen sicherzustellen. Darüber hinaus bietet es Management, Kreditgebern, Investoren und anderen Stakeholdern quantitative Finanzinformationen, die diese für fundierte Geschäftsentscheidungen verwenden.

Schlüsselpositionen der Buchhaltung

Im Folgenden sind einige der Schlüsselpositionen aufgeführt:

1. Chief Financial Officer (CFO): Die CFOs stehen normalerweise an der Spitze der Finanzabteilung großer Unternehmen. Sie sind verantwortlich für die Überwachung der finanziellen Gesundheit des Unternehmens und die Leitung der gesamten Finanzabteilung, einschließlich Finanzplanung und -berichterstattung, kurz- und langfristiger Geschäftsstrategie, Prüfung, internem Risikomanagement usw. Sie helfen der Geschäftsleitung auch, die finanziellen Auswirkungen zu verstehen verschiedener laufender Aktivitäten - innerhalb und außerhalb der Organisation.
2. Finanzkontrolleur: Die Finanzkontrolleure arbeiten mit den CXOs zusammen und sind für die Finanzbuchhaltung sowie die Erstellung von Berichten über Projektmanagement, Budget und mehr verantwortlich. Ihr Hauptaugenmerk liegt jedoch auf der Bewältigung unmittelbarer finanzieller Probleme.
3. Treasury Manager: Die Treasury Manager helfen bei der Formulierung und Entwicklung verschiedener Treasury-Richtlinien, einschließlich der Ermittlung der besten Investitionsmöglichkeiten, der optimierten Nutzung von Kreditfazilitäten, der Reduzierung der Finanzierungskosten usw.
4. Accounting Manager / Chief Accountant / Accounting Supervisor : Diese Manager sind für die Pflege und Berichterstattung aller Finanztransaktionen verantwortlich. Sie legen auch die Rechnungslegungsgrundsätze fest und setzen diese auf der Grundlage der Prüfungsrichtlinien und der gesetzlichen Anforderungen durch.
5. Buchhalter: Die Buchhalter spielen eine wichtige Rolle in einer Buchhaltungsabteilung, da sie an der Messung und Interpretation aller Finanzinformationen beteiligt sind.