Definition der Kostenrechnung
Die Kostenrechnung bezieht sich auf die Identifizierung von Ausgaben in der aktuellen Rechnungsperiode, die viel Urteilsvermögen und Analyse der Buchhaltungsdaten erfordert. Es umfasst die Buchung von Rechnungen, das Erstellen neuer Lieferanten im System, die Umsatzsteuerabrechnung, Rückstellungen, Vorauszahlungen, Lieferantenbuchanalysen, pünktliche Zahlungen usw.
Kosten im Rechnungswesen mit Beispielen erfassen
# 1 - Rechnungsbuchung
Sobald wir die Rechnung von einem Lieferanten erhalten, wird sie von einem Kreditorenbuchhalter gebucht. Bei der Buchung der Rechnung muss der Mitarbeiter das Rechnungsdatum, den betreffenden Zeitraum, etwaige Änderungen der Zahlungsanweisungen, gegebenenfalls die Mehrwertsteuer und andere Details überprüfen. Sobald der Mitarbeiter die Rechnung gebucht hat, wird sie dem Hauptbuch-Team zur weiteren Genehmigung vorgelegt, das prüft, ob die Kontocodierung korrekt ist.
Danach geht es zur Genehmigung an den Abteilungsleiter, um zu prüfen, ob die Kosten gültig und erwartet sind. Sobald der Genehmigungsprozess abgeschlossen ist, geht die Rechnung zur Zahlung an die Staatskasse.
Buchhaltungseintrag bei Rechnungsbuchung
Nehmen wir an, wir erhalten eine Rechnung über 1.000 US-Dollar für Marketingkosten.
Journal bei Buchung der Rechnung -
Journal, wenn eine Rechnung bezahlt wird -
# 2 - Rückstellung für Ausgaben
Einer der wichtigsten Aspekte der Kostenrechnung ist die Ermittlung und Berücksichtigung der Kosten in der aktuellen Rechnungsperiode. In realen Situationen erhalten wir aus verschiedenen Gründen häufig nicht rechtzeitig Rechnungen von Anbietern, oder sie stecken während des Transports fest.
In diesen Fällen, wenn wir sicher sind, dass wir die Rechnung erhalten, buchen wir die Rückstellungen. Bei der Abgrenzung werden die Ausgaben der aktuellen Periode erfasst, obwohl wir die Rechnungen vom Lieferanten nicht erhalten haben.
Buchhaltungseintrag für Rückstellungen
Angenommen, Vendor X hatte im Juni 2019 Tee und Kaffee für 4.000 US-Dollar geliefert. Die Rechnung ist jedoch noch nicht eingegangen. In diesem Fall werden die folgenden Einträge veröffentlicht:
Journal bei Buchung der Rückstellung -
Journal bei Eingang einer Rechnung -
Journal, wenn eine Rechnung bezahlt wird -
# 3 - Prepaids
Manchmal erhalten wir die jährlichen oder vierteljährlichen Rechnungen von Lieferanten, die wir im Voraus bezahlen müssen. Wir müssen diese Ausgaben auch auf den entsprechenden Zeitraum verteilen, während wir sie in den Büchern erfassen.
Es zeigt den Kostenaufwand für Prepaids in der Bilanz an und gibt den Betrag der aktuellen Periode an die Gewinn- und Verlustrechnung weiter.
Buchhaltungseintrag für Prepaids
Angenommen, Vendor X stellt einem Unternehmen vierteljährlich im Voraus die Wartung der Büroklimaanlagen in Rechnung. Im Juli geht eine Rechnung in Höhe von 4.500 USD für den Zeitraum Juli bis September 2019 ein. Während der Buchhaltung in den Juli-Monaten werden 1500 USD an Profit & Loss A / C freigegeben, und 3.000 USD werden in der Bilanz als vorausbezahlter Vermögenswert ausgewiesen.
Anschließend werden im August und September 2019 1500 USD als monatliche Ausgaben auf das Gewinn- und Verlustkonto überwiesen. Hier ist der Buchhaltungseintrag -
Im Juli -
Journal bei Buchung von Prepaid -
Journal, wenn eine Rechnung bezahlt wird -
Im August -
Journal bei Veröffentlichung von Prepaid -
Im Monat September -
Journal bei Veröffentlichung von Prepaid -
# 4 - Zahlungen
Dies ist ein entscheidender Schritt, da es sich um ausgehende Gelder handelt, die nicht auf ein falsches Konto gehen dürfen. Die Person, die die Zahlung einrichtet, muss sicherstellen, dass das Konto korrekt eingerichtet und zweimal überprüft wurde.
Bei Zahlungen ist die Einrichtung der Währung von entscheidender Bedeutung. Wenn wir EURO anstelle von USD zahlen, berechnet die Bank eine zusätzliche Gebühr für die Währungsumrechnung, und der Verkäufer erhält zusätzlich eine Zahlung.
Vorteile
- Der Jahresabschluss vermittelt ein genaues und faires Bild der Finanzlage eines Unternehmens
- Die Erleichterung der Prüfung wird einfach, da die Aufwendungen in dem Zeitraum erfasst werden, auf den sie sich beziehen
- Steuererklärungen, Verrechnungspreisberechnungen und andere gesetzliche Bestimmungen werden einfacher
- Verbessert das Vertrauen der Öffentlichkeit und das Vertrauen der Anleger, was gut für das Geschäft ist
- Daten werden für die Budgetierung und verschiedene Entscheidungsschritte verwendet
- Eine verbesserte Beziehung zu Banken erleichtert die Finanzierung von Aktivitäten
Zu beachtende Punkte zu Änderungen in der Spesenabrechnung
In der heutigen Globalisierung und den zunehmenden Compliance-Anforderungen ändert sich der Prozess ständig. Mit der weltweiten Einführung von IFRS ergeben sich erhebliche Änderungen im Prozess der Kostenrechnung. Daher müssen die Buchhalter sicherstellen, dass die Implementierung reibungslos verläuft und die Organisation IFRS-fähig ist.
Fazit
Die Kostenrechnung ist ein wesentlicher Bestandteil des gesamten Rechnungslegungsprozesses, da die Daten für Planungs-, Budgetierungs- und Entscheidungsprozesse verwendet werden. Ein guter Mechanismus zur Spesenabrechnung trägt wesentlich zum Wachstum eines Unternehmens bei. Daher muss jedes Unternehmen über ein robustes System und qualifiziertes Personal für die Spesenabrechnung verfügen.
