Was ist das Imprest-System?
Das Imprest-System ist eine Art Finanzbuchhaltungssystem, mit dem verfolgt und dokumentiert werden kann, wie Bargeld verwendet wurde. Das gebräuchlichste Beispiel ist das Kleingeldsystem, das alle Kleingeldtransaktionen berücksichtigt, um ein Gleichgewicht im Fonds aufrechtzuerhalten, das der Summe der Kleingeldeinnahmen und des zusätzlichen Geldes entspricht, das im Fonds verbleibt.
Beispiele
Eine Ltd ist bestrebt, eine Reserve für die Aufrechterhaltung aller Bargeldtransaktionen zu bilden. Führen Sie als Verwaltungsabteilung von A ltd das Gleiche mit den formalen Verfahren, mit deren Hilfe ein Kassenfonds erstellt werden kann. Petty Cash Imprest-System ist eine der häufigsten Arten eines Imprest-Systems, mit dem kleine Transaktionen in Zeiten erfasst werden, in denen es für die Benutzer unpraktisch oder unpraktisch ist, Schecks zu kürzen.
Kleingeldkonten verfügen normalerweise über einen festgelegten Bargeldbetrag, der für verschiedene Zwecke verwendet werden kann, z. B. zur Erstattung von Ausgaben der Mitarbeiter, zur Zahlung von Kleinkosten usw. Eine Ltd. kann einen Kleingeldfonds erstellen, indem sie alle Kleingeldtransaktionen mit erfasst und erfasst die Hilfe der folgenden Schritte-
- Für die Einrichtung eines Portokassenfonds wird ein festgelegter Geldbetrag zugewiesen. Dieses Konto wird separat im Hauptbuch einer Organisation erfasst.
- Im nächsten Schritt muss das Unternehmen alle nominalen Ausgaben identifizieren, die mit Bargeld bezahlt werden, und alle im System entsprechend mit Belegen dokumentieren.
- Um einen festgelegten Saldo aufrechtzuerhalten, muss das Unternehmen von Zeit zu Zeit seinen Kassenbestand aufstocken.
- Das Unternehmen muss den Kassenbestand regelmäßig überwachen, damit keine Diskrepanzen zwischen dem erwarteten und dem tatsächlichen Kassenbetrag bestehen.
- Die Verwaltungsabteilung muss ein geeignetes Ermittlungsverfahren durchführen, falls Unstimmigkeiten festgestellt werden.
Vorteile des Imprest-Systems
# 1 - Aufdeckung von Betrug
Das Imprest-System eliminiert die Möglichkeit nicht autorisierter Ausgaben, da die Mittel für vorher festgelegte Zwecke bestimmt sind. Dies erleichtert im Gegenzug die Nachverfolgung von Ausgaben und die Meldung von Unstimmigkeiten erheblich, was letztendlich zur Aufdeckung und vielmehr zur Beseitigung der Betrugsmöglichkeiten beiträgt.
# 2 - Reduzierung von Fehlern
Die Kassiererin überprüft das Kassenbuch in regelmäßigen Abständen, und falls Fehler oder Irrtümer vorliegen, kann diese leicht zurückverfolgt und korrigiert werden.
# 3 - Regulierung der geringfügigen Ausgaben
Kleine Ausgaben werden mit den festgelegten Grenzen des Zahlstellensystems verwaltet, was es dem Kassierer fast unmöglich macht, höhere Ausgaben als das auf dem Konto verfügbare Kleingeld zu tätigen.
# 4 - Reduziert die Belastung des Chefkassierers
Das Kassenbuch entlastet sowohl das Kassenbuch als auch den Chefkassierer von der Belastung durch die Erfassung von Kassen- und Nominalkosten.
# 5 - Einfache und schnelle Methode
Im Vergleich zu anderen Methoden ist dies viel zu schnell, einfach, zugänglich und gleichzeitig bequem. Die Methode kann schnell verwendet werden, um Mittel für die Einkäufe der Mitarbeiter bereitzustellen. Es ist eine der besten bekannten Methoden, um nominelle Einkäufe zu tätigen.
# 6 - Einfache Versöhnung
Die Abstimmung des Kassenbuchs ist ebenfalls einfach und unkompliziert.
Nachteile des Imprest-Systems
# 1 - Veraltetes System
Das Kassenbuch ist ein weitgehend veraltetes und ineffizientes System und erfüllt nicht die Anforderungen und Erwartungen der aktuellen Anforderungen des Unternehmens. Jetzt gibt es bessere Alternativen wie Prepaid-Karten für Unternehmen, die speziell auf die heutigen Bedürfnisse und Anforderungen zugeschnitten sind.
# 2 - Unbequem für größere Ausgaben
Einer der Hauptnachteile bei der Verwendung eines Imprest-Systems besteht darin, dass es bei größeren Kosten enorme Unannehmlichkeiten verursacht. Das System ist sehr kompatibel und praktisch für kleinere Ausgaben, während es für größere Ausgaben entgegengesetzt ist.
# 3 - Abrechnungsfehler
Da es kein sekundäres Dokumentationssystem zur Verfolgung der nominalen Bargeldausgaben gibt, kann die Wahrscheinlichkeit von Abrechnungsfehlern im Kleingeldsystem nicht geleugnet werden.
# 4 - Mehrausgaben
Wenn die Ausgabengrenzen nicht für jede nominale Transaktion festgelegt werden, besteht für ein Unternehmen sogar das Risiko, dass die Ausgaben für Einkäufe zu hoch sind.
# 5 - Diebstahl
Ohne geeignete Kontrollen kann das Kleingeldkonto des Unternehmens von Mitarbeitern missbraucht werden, und es wird schwierig, herauszufinden, wer das Geld herausgenommen hat.
# 6 - Veruntreuung
In Ermangelung angemessener Kontrollen besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass diese von den Mitarbeitern des Unternehmens missbraucht werden, da Bargeld eine Art liquider Vermögenswert ist.
Wichtige Punkte
- In der Regel werden Kassenbestände von Depotbanken überwacht, die bei der Verwaltung der Konten helfen und Bargeld an die Mitarbeiter des Unternehmens ausgeben. Letztere liefert im Gegenzug solche Quittungen, die vollständig geschäftsbezogen sind.
- Portokassen werden mit einem festgelegten Betrag eingerichtet und dieser wird dementsprechend im Hauptbuch des Unternehmens erfasst.
- Die Verwaltungsabteilung einer Organisation ist für die Führung des Kassenbuchs verantwortlich.
- Alle Ausgaben, die aus dem Kleingeld bezahlt werden, müssen unbedingt zusammen mit den Belegen dokumentiert werden.
- Das Imprest-System kann auch verwendet werden, um die Gehaltsabrechnung, Dividenden, Anreize, Boni, Belohnungen und Reisekosten der Mitarbeiter zu decken.
Fazit
- Das Kleingeldkonto ist ein weit verbreitetes Imprest-System, bei dem nominale Ausgaben erfasst werden. Das Kassensystem ist eine unkomplizierte und benutzerfreundliche Methode, mit der alle Ausgaben aufgefüllt werden können. Das vorgenannte System kann einer Organisation auf vielfältige Weise helfen.
- Unternehmen können das Kassensystem zur Reduzierung von Fehlern, zur Beseitigung von Betrug, zur Kontrolle von Kleinkosten, zur Reduzierung der Belastung der leitenden Kassierer und so weiter verwenden.
- Die Benutzer des Imprest-Systems müssen sich jedoch auch seiner vielfältigen Nachteile wie Diebstahl, Veruntreuung, Mehrausgaben usw. bewusst sein und diese entsprechend nutzen. Die Organisationen müssen daher eine Reihe von Richtlinien entwerfen, die vorschreiben, wie mit Bargeld umgegangen werden muss, um alle damit verbundenen Probleme zu vermeiden.
