Excel-Projektstrukturplan
Ein Projektstrukturplan (PSP) in Excel wird verwendet, um die Reihenfolge der verschiedenen Aufgaben und Projektaktivitäten sowie den Zeitplan der Ressourcen während der Projektplanung visuell darzustellen. Es ermöglicht uns, das Projekt in besser verwaltbare Teile zu unterteilen, indem wir die Projektaufgaben in eine Hierarchie von Ereignissen einteilen, die weiter in eine Reihe von Aufgaben aufgeteilt werden, deren Fertigstellung nicht von einer anderen Aufgabe abhängig ist. Außerdem werden damit passende Ausrüstung, Kosten, Materialien, Arbeitskräfte und Zeitdauer für die Ausführung jeder Aufgabe zugewiesen.
Wie erstelle ich eine Projektstrukturplan in Excel?
Beispiel 1
In Excel stehen Vorlagen für Projektstrukturpläne zur Verfügung. Mit diesen Vorlagen können wir zwei Arten von Projektstrukturplänen erstellen:
Baumstruktur
Diese Struktur sieht wie folgt aus:
Tabellarische Ansicht
Das sieht wie folgt aus:
Schritt 1: Sammeln von Eingaben
Vor der Erstellung des PSP sind mehrere Eingaben erforderlich. Die Eingaben des PSP bestehen aus:
- Erklärung zum Projektumfang: Dies ist eine detaillierte Beschreibung der Aufgaben und Leistungen des Projekts
- Anforderungserklärung: Dies ist eine detaillierte Beschreibung des zu liefernden Ergebnisses
- Organisationsprozess-Assets: Dies umfasst Richtlinien, Richtlinien, Vorlagen, Verfahren und Pläne der Organisation
- Projektumfangs-Managementplan: Dies ist ein Dokument, das hilft zu verstehen, wie Änderungen am Projektumfang behandelt werden können
Schritt 2: Team und Stakeholder zusammenbringen
In diesem Schritt müssen Sie ermitteln, wer beim Erstellen des PSP helfen kann. Es erfordert die Zusammenarbeit mit Teammitgliedern. Zum Beispiel können die Teammitglieder helfen, alle Aufgaben für den Projektabschluss aufzuschreiben.
Schritt 3: Festlegen der Darstellung und des Ansatzes des PSP
Die Darstellung kann eine tabellarische Ansicht oder eine Baumstruktur sein, wie oben beschrieben. Für ein bestimmtes Projekt lauten die beiden Ansichten des PSP beispielsweise wie folgt:
Schritt 4: Definieren der wichtigsten Ergebnisse und Ebenen
Dies beinhaltet die Aufteilung der wichtigsten Ergebnisse in zusätzliche Komponenten und Ebenen. In einem PSP gibt es drei Ebenen. Das erste ist das vollständige Projekt, das zweite umfasst alle für den Projektabschluss erforderlichen Ergebnisse, und das dritte umfasst die Aufteilung oder Aufteilung der Ergebnisse in kleinere Teile wie Arbeitspakete. Den Arbeitspaketen ist eine Regel zugeordnet, dh sie sollten nicht in weniger als 8 oder mehr als 80 Stunden abgeschlossen sein. Diese 8/80-Regel wird nur auf Arbeitspakete angewendet, da dies die Elemente sind, die dem Teammitglied zusammen mit einer zugewiesenen Frist zugewiesen werden.
Schritt 5: 100% Regel
Diese Regel besagt, dass jede Aufschlüsselungsstufe im PSP alle zu liefernden Elemente enthalten muss, die 100% des übergeordneten Ergebnisses darstellen. Diese Regel ist wichtig, um sicherzustellen, dass keine Duplikate vorhanden sind. Zu diesem Zweck muss sichergestellt werden, dass die Summe aller PSP-Leistungen 100% des gesamten Projekts ausmacht. 100% sollten auf alle Unterebenen angewendet werden, um optimale Ergebnisse zu erzielen.
Schritt 6: Nummerierungsschema
Nach der Definition der PSP-Komponenten ist jeder Komponente eine Nummer zuzuweisen, die als PSP-ID bezeichnet werden kann. Dies stellt die Position in der PSP-Struktur dar, an der jede PSP-Ebene platziert ist. In der ersten Ebene sollte die erste Nummer oder ID 1 sein und die folgenden Komponenten danach fortlaufend nummeriert werden. Beispielsweise würde 1.1 für das erste untergeordnete Element zugewiesen, 1.1.1 für weitere untergeordnete Elemente. 1.2 würde für ein anderes Unterelement der ersten Ebene zugewiesen.
Schritt 7: PSP-Wörterbuch
Dies ist ein Dokument, das alle Elemente des PSP beschreibt.
Nach all diesen Schritten möchte eine PSP-Vorlage Folgendes:
Die Aufgabenbeschreibungen können entweder manuell über die Schaltflächen "Einrücken" auf der Registerkarte "Startseite" oder mithilfe der bedingten Formatierung eingerückt werden. Ein anderer Ansatz könnte auch darin bestehen, eine Liste zu erstellen, in der das Nummerierungsschema auch Teil der Aufgabenbeschreibung ist, sodass kein zusätzliches Einrücken erforderlich ist.
Beispiel 2
Beim Zerlegen des Projekts haben wir nun Excel für den Zugriff auf oder den Empfang der Daten eingerichtet. Lassen Sie uns nun unten sehen, wie wir eine solche Vorlage in Excel erstellen können:
Schritt 1: Erstellen Sie die folgenden Spalten oben:
- Aufgaben-ID
- Aufgabenbeschreibung
- Vorgänger
- Inhaber
- Rolle
- % Abschluss
- Startdatum
- Endtermin
- Liefern an
Schritt 2: Nach der Erstellung dieser Spalten sind die Zellen zu formatieren. Zuerst formatieren wir die Zellen-Task-ID. Um es zu formatieren, markieren wir zuerst die Spalte, die für Aufgaben-ID-Nummern bestimmt ist, indem wir auf den Buchstaben oben in der Spalte klicken. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die ausgewählte Spalte, wählen Sie "Zellen formatieren" -> "Zahl" und setzen Sie die Dezimalstellen auf 1. Als nächstes formatieren wir die Spalte: Vorgänger, um die Aufgabenabhängigkeiten zu verfolgen. Dies ist genauso einzurichten wie 'Task ID'. 'Startdatum' und 'Enddatum' sind so einzurichten, dass eingegebene Daten akzeptiert werden.
Schritt 3: Geben Sie die Daten ein.
Schritt 4: Als Nächstes können wir die bedingte Formatierung für verschiedene Aufgaben verwenden, z. B. um Aufgaben hervorzuheben, die einem bestimmten Ergebnis zugeordnet sind oder einem bestimmten Mitglied zugewiesen sind, oder Aufgaben, die innerhalb eines bestimmten Zeitraums fällig sind
Schritt 5: Wir können auch die Funktion 'Datenleiste' sehen, um eine Spalte wie '% Abschluss grafisch' darzustellen. Auf diese Funktion kann in der Dropdown-Liste "Bedingte Formatierung" zugegriffen werden.
Dinge, an die man sich erinnern sollte
- Um einen effizienten PSP zu erstellen, sollten Substantive anstelle von Verben verwendet werden, um den Fokus auf die zu erbringenden Leistungen zu legen.
- Eine Hierarchie oder Baumstruktur sollte verwendet werden, um die Beziehung der zu erbringenden Leistungen für den Projektumfang zu veranschaulichen.
- Beim Drilldown durch die PSP-Ebenen sollte die 100% -Regel befolgt werden.
- PSP sollte gemeinsam mit allen Mitgliedern erstellt werden.
- Die oberste Ebene des PSP repräsentiert das endgültige Projekt.
- Jede Aufgabendauer sollte nicht mehr als 10 Tage betragen.
- Jede Aufgabe sollte eindeutig sein und keine Duplikate enthalten.
- Dies kann bei der detaillierten Kostenschätzung hilfreich sein.
