Was ist Management durch Ausnahme?
Management ausnahmsweise ist eine Unternehmensführungsstrategie, die besagt, dass Manager und Vorgesetzte nur für diejenigen Probleme prüfen, untersuchen und Lösungen entwickeln sollten, bei denen Abweichungen von festgelegten Standards, Normen, Geschäftspraktiken oder anderen finanziellen Zielen wie Gewinnabweichungen, Qualitätsproblemen usw. auftreten. Infrastrukturprobleme usw., anstatt jede Routinegeschäftsaktivität zu untersuchen und zu behandeln.
Erläuterung
Management ausnahmsweise ist das System zum Erkennen und Melden einer Situation an das Management nur in dem Fall, in dem ein tatsächlicher Bedarf an Mitarbeitern auf Managerebene besteht. Der Hauptzweck besteht darin, die Verwaltungszeit so effizient und bestmöglich zu nutzen, dass sie nur dann einbezogen wird, wenn eine wichtige Abweichung von der Routine oder den normalen Geschäftsergebnissen vorliegt.
Infolgedessen haben sie mehr Zeit, sich mit einer wichtigen Angelegenheit zu befassen, die große Abweichungen beinhaltet, und können ihr Bestes geben, um das Problem zu optimieren, während andere kleinere Angelegenheiten möglicherweise direkt von den Mitarbeitern der unteren Ebene behandelt werden. Es hilft dem Management, die Hürden zu erkennen und zu überwinden, die eine Entscheidungsfindung erfordern, und die am besten geeigneten Maßnahmen zu ergreifen. In diesem System wird dem Management ein präziser, unveränderlicher, ausführlicher und ausführlicher Bericht zur Verfügung gestellt, der alle wichtigen Aspekte des Problems abdeckt.
Wie funktioniert es?
Das Management ausnahmsweise funktioniert in den folgenden Phasen:
# 1 - Messphase
In diesem ersten Schritt des Managements werden ausnahmsweise Daten zum Geschäftsbetrieb gesammelt und ausgewertet. Dazu gehört die Messung der Leistung aller verfügbaren Inputs, angefangen von den Anstrengungen zur Erreichung der Unternehmensziele über deren Optimierung bis hin zum Cashflow und der Art der finanziellen Ressourcen verwendet, um Dienstleistungen zu erbringen oder Waren für Gewinn, Verwendung und Verschwendung von Rohstoffen und deren Wirtschaftlichkeit durch Kauf, Verarbeitung und Lagerung bis zur Lieferung von Fertigwaren herzustellen.
Diese Informationen umfassen fast alle Faktoren, die für quantifizierbare Messungen verwendet werden, z. B. die Anwendung von Zeitstandards, Bestandsdaten, Bilanzdaten, Ergebnissen der Fertigwarenprüfung, für den Verkauf verfügbaren Beständen, Daten zur Maschinennutzung, kurzfristigen Vermögenswerten usw.
# 2 - Projektionsphase
In dieser Phase werden die verwendeten Messungen untersucht, die zur Erreichung der Geschäftsziele nützlich sind. Basierend auf historischen Daten werden Projektionen erstellt, indem statistische Erkenntnisse wie Signifikanz, Wahrscheinlichkeit, Vertrauen, Standardabweichung, Stichprobengröße und Korrelation angewendet werden. Danach werden Pläne gemäß der Prognose entwickelt. Im aktuellen Szenario wird eine vollständige Prognosestrategie umfassend anhand aller möglichen Ergebnisse wie Verfahren und bestehenden Richtlinien, Fähigkeit und Angemessenheit von Ausrüstung und Personal, Organisationsstruktur usw. überprüft. Bei Bedarf können Pläne geändert werden.
# 3 - Auswahlphase
In dieser Phase wird nach gründlicher Prüfung aller Pläne der beste ausgewählt und umgesetzt. Dementsprechend wird das System übernommen, das nach Ansicht des Managements am besten zur Erreichung der Geschäftsziele geeignet ist.
# 4 - Beobachtungsphase
In dieser Phase werden der ausgewählte Prozess- und Strategiefortschritt und die Leistung regelmäßig überwacht. Das System muss Eigenschaften besitzen, wie es automatisch, zuverlässig und angemessen sein muss. Angemessenheit bedeutet hier, dass die Daten präzise sein müssen, weder zu groß noch zu klein. Sie müssen bis zur Marke reichen und alle erforderlichen relevanten Informationen enthalten.
# 5 - Vergleichsphase
In dieser Phase wird der Arbeitsfortschritt bewertet und mit einer vorgefertigten Roadmap verglichen, um etwaige Abweichungen festzustellen. Abhängig von der Art der Abweichung wird sie als Haupt-, Nebenabweichung oder eine andere Abweichungsklasse eingestuft.
# 6 - Aktionsphase
Basierend auf der in der Vergleichsphase identifizierten Abweichung werden weitere Aktionspunkte entwickelt. Strategien werden mit dem Ziel umgesetzt, die Kapazität und Leistung auf das gewünschte Niveau zu bringen oder Änderungen an der Prognose vorzunehmen, um eine optimale Leistung sicherzustellen.
Management durch Ausnahmebeispiele
Finanzielles Beispiel: Der Chief Financial Controller (CFC) von Henry Inc. beschäftigt sich intensiv mit verschiedenen Arbeiten, Besprechungen und anderen Aufgaben. Um die Belastung seiner Arbeit zu verringern, hat das Management nach gründlicher Analyse einmal festgelegte Grenzwerte festgelegt, ab denen die Angelegenheit an CFC gemeldet werden muss und deren vorherige Genehmigung erforderlich ist: -
ABP Umsatz und Kosten betrugen 8,00.000 USD und 6,00.000 USD, während die tatsächlichen Verkäufe und Ausgaben 6,00.000 USD und 3,00.000 USD betrugen. Bestimmen Sie, ob die Angelegenheit an CFC gemeldet werden muss?
Lösung:
- Umsatz: Der tatsächliche Umsatz beträgt 6,00.000 USD, was mehr als 50% des ABP entspricht (8,00.000 USD x 50%, dh 4,00.000 USD). Auch mehr als 5,00.000 USD. Daher wird dieses Material nicht an CFC gemeldet, da die Bedingungen nicht erfüllt sind.
- Ausgaben: Die tatsächlichen Ausgaben betragen 3,00.000 USD, was mehr als 40% des ABP (6,00.000 USD x 40%, dh 2,40.000 USD) entspricht und auch die Grenze von 2,50.000 USD überschritten hat. Hier wird die Angelegenheit von entscheidender Bedeutung und muss gemeldet werden an CFC zur weiteren Analyse und Entscheidungsfindung zur Korrektur und Anpassung an festgelegte Standards.
Management durch Ausnahme vs. Passives Management durch Ausnahme
Ausnahmsweise aktives Management ist, wenn das Management im Voraus aktiv ist, um die Situationen zu bewältigen, Probleme zu lösen, in Echtzeit an allen Aktivitäten teilnimmt und beobachtet, was seine Mitarbeiter tun, um Fehler zu überwinden, bevor sie auftreten.
Das zweite ist ausnahmsweise das passive Management, bei dem das Management nur dann unterbricht, wenn die gewünschten Ziele nicht erreicht werden und die Änderung der Planung vorgenommen werden muss und Korrekturmaßnahmen erforderlich sind. Diese Methode wird normalerweise nur dann angewendet, wenn ein ungewöhnliches Ereignis eintritt. Jede Methode hat ihre eigene Bedeutung und man kann eine von ihnen basierend auf den Geschäftsanforderungen auswählen.
Ein passiver Ansatz ist nützlich für Unternehmen mit einem entspannten Umfeld und Mitarbeiter, die ihre Rollen und Verantwortlichkeiten verstehen. Dies kann dazu beitragen, die Moral der Mitarbeiter zu fördern und unabhängig zu sein. Während ein aktiver Ansatz von weniger aufmerksamen, neuen Mitarbeitern mit geringerem Personalaufwand und einer strengeren Organisation verwendet werden kann, benötigen sie schrittweise Anleitungen, um ihre Arbeit abzuschließen.
Vorteile
- Dies hilft bei der bestmöglichen Nutzung der Zeit, da Manager aufgefordert werden, Probleme nur auf entscheidenden Ebenen zu lösen.
- Da Manager frei von Routinearbeiten sind, können sie ihre volle Energie mit konzentrierten Anstrengungen auf kritische Probleme einsetzen.
- Aufgrund der begrenzten Arbeitsbelastung können Manager eine detaillierte Analyse der zu erledigenden Arbeiten durchführen.
- Managementaktivitäten und Kontrolle werden durch Management ausnahmsweise erhöht.
- Es hilft beim einfachen Zugriff auf vergangene Trends und alte Arbeiten.
- Es prognostiziert die Managementmöglichkeiten und -probleme, die in Zukunft auftreten können.
- An diesem Prozess sind sowohl qualitative als auch quantitative Anstrengungen beteiligt.
- Es senkt die Höhe der finanziellen und operativen Ergebnisse, die vom Management eingesehen werden müssen.
- Es hilft den unteren und untergeordneten Mitarbeitern, ihre eigenen Ideen umzusetzen, um das gewünschte Ziel zu erreichen.
Nachteile
- Es basiert auf früheren Ergebnissen, mit denen aktuelle Daten verglichen werden. Wenn die vergangenen Daten nicht korrekt sind, kann es dementsprechend zu Problemen bei der aktuellen Entscheidungsfindung kommen.
- Es benötigt ein detailliertes Studien-, Beobachtungs- und Berichtssystem, daher ist ein Finanzanalyst erforderlich, der Zusammenfassungen und Berichte erstellt und dem Management vorlegt, und daher zusätzliche Arbeitskräfte benötigt.
- Das System warnt nicht, bis das Problem auftritt, dh es wirkt korrigierend statt vorbeugend.
- Es kann menschliches Verhalten nicht messen. Daher manchmal schwer zu implementieren.
Fazit
Management by Exception ist eine Managementstrategie, bei der das Management sicherstellen muss, dass es sich nur dann engagiert, wenn festgestellte Abweichungen von den festgelegten Standards, Normen und Benchmarks festgestellt werden. Dies trägt auch indirekt dazu bei, die Moral der Mitarbeiter zu verbessern, da sie Teil der Entscheidungsfindung und Problemlösung werden, die ansonsten von Mitarbeitern auf Führungsebene behandelt worden wären, was indirekt ein Gefühl von Autorität und Verantwortung bei den Mitarbeitern vermittelt.
