Die Abstimmung von Büchern ist die Abstimmung, die das Unternehmen vor dem Abschluss seiner Geschäftsbücher durchführt, um sicherzustellen, dass die Bücher auf dem neuesten Stand sind und keine Manipulationen oder Betrugsfälle in den Geschäftsbüchern des Unternehmens auftreten.
Versöhnung von Büchern
Wie wir alle wissen, sind Geschäftsbücher die Blaupausen eines jeden Unternehmens. Die Führung der Geschäftsbücher ist der Schlüssel zum Finanzmanagement.
Die Führung von Geschäftsbüchern reicht jedoch nicht aus. Es ist auch notwendig, dass die Konten korrekt und vollständig sind. Es sind verschiedene Überprüfungen und Kontrollen möglich, um dies sicherzustellen, aber eine der grundlegendsten und wesentlichsten Möglichkeiten ist die „Versöhnung von Büchern“.
- Was ist Versöhnung?
- Wann erfolgt die Versöhnung?
- In welchem Zeitraum erfolgt die Versöhnung?
- Warum sollte eine Versöhnung durchgeführt werden?
- Best Practices für den Abstimmungsprozess
- Wie sieht eine Überleitungsrechnung aus?
- Welche Arten von Abstimmungen gibt es?
- # 1 - Bankabstimmung
- # 2 - Lieferantenabstimmung
- # 3 - Kundenabstimmung
- # 4 - Unternehmensübergreifende Abstimmung / li>
- # 5 - Geschäftsspezifische Abstimmung
- Nützliche Tipps für Frau Excel bei der Durchführung von Abstimmungen
Was ist Versöhnung?
Es ist ein Prozess, der zwei Sätze von Datensätzen vergleicht und die Unterschiede zwischen den beiden Sätzen analysiert, falls vorhanden.
Diese beiden Datensätze können aus der gesamten Bandbreite der Geschäftsbücher stammen. Im Allgemeinen ist ein Satz des Datensatzes ein Hauptbuch aus den Büchern des Unternehmens selbst, das abgeglichen werden muss, und der zweite Satz des Datensatzes stammt aus internen oder externen Quellen.
B. Vergleich des Bankbuchs (interne Quelle) mit dem Kontoauszug (externe Quelle).
Wann erfolgt die Versöhnung?
Sie erfolgt in der Regel vor Rechnungsschluss. Es ist ratsam, dies monatlich zu tun, damit die Bücher auf dem neuesten Stand sind. Sie können jedoch auch vierteljährlich oder jährlich durchgeführt werden.
Je höher das Volumen, desto höher sollte die Häufigkeit der Abstimmung sein, damit der Abstimmungsprozess reibungsloser verläuft.
Sie sollten jährlich durchgeführt werden, bevor die Bücher von den Prüfern zertifiziert werden. Die meisten Abstimmungen sind Voraussetzung für Audittests. Seit dem Inkrafttreten von Sarbanes Oxley (SOX) im Jahr 2002 sind Abstimmungen noch kritischer geworden, da die erforderliche Einhaltung auf ein anderes Niveau gestiegen ist.
In welchem Zeitraum erfolgt die Versöhnung?
Einer der kritischen Aspekte, die bei der Durchführung der Abstimmung berücksichtigt werden müssen, ist, dass der Zeitraum für beide Datensätze gleich sein sollte.
In Fortsetzung des oben genannten Beispiels ist es sehr unlogisch, das für den Zeitraum vom 01. Januar 16 bis 31. März 16 extrahierte Bankbuch mit dem Kontoauszug vom 01. Januar 16 bis 30. Juni 16 zu vergleichen. Es sollte eine gemeinsame Vergleichsbasis geben.
Es ist auch wichtig zu berücksichtigen, dass das Eröffnungs- oder Anfangsguthaben für beide Datensätze immer gleich sein sollte. Wenn im obigen Fall die Salden am 01. Januar 16 nicht identisch sind, sollte diese Differenz zuerst korrigiert werden, anstatt mit der Überleitung vom 01. Januar 16 bis zum 31. März 16 fortzufahren.
Warum sollte eine Versöhnung durchgeführt werden?
Betrug erkennen
- Es ist einfach, Geschäftsbücher zu manipulieren. Eine Möglichkeit, Betrug aufzudecken, ist die Versöhnung. Lassen Sie uns dies anhand eines Beispiels verstehen.
- Die Kassiererin der ABC Corporation begeht Betrug, indem sie kein von Kunden erhaltenes Bargeld erfasst. Auf diese Weise bleiben der Kunde und die Kassenbücher unverändert, und er kann das erhaltene Geld einstecken.
- Eine einfache Möglichkeit, solche Betrugsfälle zu erkennen, besteht darin, eine Kundenbuchabstimmung durchzuführen. Wenn das Hauptbuch des Kunden in den Büchern von ABC mit dem Hauptbuch von ABC in den Büchern des Kunden verglichen wird, werden die Salden nicht gebunden und der Betrug wird erkannt.
Stellen Sie sicher, dass die Aufzeichnungen vollständig sind:
- Manchmal wirken sich bestimmte Aktivitäten auf unsere Bücher aus, werden jedoch nicht durch das Buchhaltungsteam weitergeleitet und können daher unentdeckt bleiben.
- Ein kleines Beispiel ist ein Scheck, den ein Kunde direkt auf dem Bankkonto hinterlegt hat. Wenn der Kunde nicht informiert, sind sowohl das Bankbuch als auch das Kundenbuch unvollständig, was zu einer falschen Darstellung von Fakten führt.
Stellen Sie sicher, dass die Aufzeichnungen korrekt sind:
- Es besteht die Möglichkeit menschlicher Fehler bei der Rechnungslegung.
- Ein Beispiel für menschliches Versagen ist die falsche Platzierung von Ziffern, z. B. betrug der tatsächliche Wert des Umsatzes Rs. 99.736, die fälschlicherweise als Rs aufgezeichnet wurde. 97.936.
- Diese können beim Abgleichen von Konten ermittelt werden. Dies sind nichts anderes als Umsetzungsfehler, und in diesem Fall ist der Unterschied im Allgemeinen durch 9 teilbar.
Best Practices für den Abstimmungsprozess
Einige der besten Praktiken, die angewendet werden können, damit die Versöhnung zur Erreichung ihres Zwecks beiträgt, sind folgende:
- Unternehmen sollten einen Abstimmungsprozess einrichten, der intern verfolgt wird. Es sollte die Häufigkeit, die Key Accounts, für die eine Abstimmung durchgeführt werden soll, standardisierte Formate usw. abdecken. Diese Prozesse variieren je nach Volumen, Branchentyp, Risikobereichen usw. Die Richtlinie sollte vorbereitet und an die USA weitergeleitet werden Finanz- und Buchhaltungsteam regelmäßig.
- Aufgabentrennung sollte befolgt werden. Dies bedeutet, dass Mitarbeiter, die die Einträge in den Geschäftsbüchern erfassen, nicht Teil des Abstimmungsprozesses sein sollten. Dadurch wird sichergestellt, dass einer die von einem anderen geleistete Arbeit erneut überprüft.
- Die Berechtigungsmatrix für den Maker-Checker-Prozess sollte befolgt werden. Überleitungserklärungen sollten auch von verschiedenen Mitarbeitern auf der Grundlage der Bezeichnung erstellt und überprüft werden. Die Führungskraft kann die Abstimmungserklärung vorbereiten und der Manager kann sie überprüfen.
- Die ordnungsgemäße Abmeldung sollte vom Vorbereiter und Prüfer vorgenommen werden, damit sich die Personen verantwortlich genug fühlen.
- Es sollten strenge Fristen für den Abschluss von Abstimmungen festgelegt werden, um Betrug aufzudecken und rechtzeitig Maßnahmen zu ergreifen.
- Der Umfang der internen Revision sollte auch die Überprüfung dieser Überleitungsrechnungen umfassen.
- Der Genehmigungsprozess sollte für die Übergabe von Berichtigungseinträgen (falls während des Abstimmungsprozesses festgestellt) zur Korrektur von Konten festgelegt werden. Dadurch wird sichergestellt, dass das mittlere und obere Management von Zeit zu Zeit aktualisiert wird.
- Unterstützende Dokumente (wie Kontoauszug, Kundenbuch usw.) sollten Teil des Abstimmungsberichts sein, auf dem die Freigabe erfolgen soll.
Wie sieht eine Überleitungsrechnung aus?
Eine Abstimmungserklärung sollte so einfach wie möglich sein. Es sollte notwendige Details enthalten, wie z. B. welches Hauptbuch abgeglichen wird, wie lange der Abgleich dauert, wann der Abgleich vorbereitet wird, wer vorbereitet, geprüft, genehmigt hat usw.
Das Folgende ist ein einfaches Format der Abstimmungserklärung:
| ABC Co. | |||
| Banküberleitungsrechnung zum 31. März 16 | |||
| Bankkonto Nr. 00000xxxxxx | |||
| Saldo gemäß Geschäftsbuch am 31.03.16 | xxx | ||
| Hinzufügen: | Einstellung 1 | xxx | |
| Einstellung 2 | xxx | ||
| Einstellung 3 | xxx | xxx | |
| Weniger: | Einstellung 4 | xxx | |
| Einstellung 5 | xxx | xxx | |
| Einstellung 6 | |||
| Saldo gemäß Kontoauszug am 31.03.16 | xxx | ||
| Vorbereitet von: Buchhalter | |||
| Geprüft von: Manager | |||
| Verifiziert von: Finance Controller | |||
Jeder der beiden Sätze kann als Basis verwendet werden, und Anpassungen sollten addiert oder subtrahiert werden, um die Ausgleichszahl zu erhalten.
Im obigen Format wird das Bankbuch als Basis verwendet. Wenn jedoch der Kontoauszug als Basis betrachtet wird, werden alle Anpassungen rückgängig gemacht. Die folgenden zwei Fälle helfen, dies besser zu verstehen:
Fall A - Das Bankbuch als Basis nehmen
| Saldo gemäß Geschäftsbuch am 31.03.16 | 9.700 | ||
| Hinzufügen: | Schecks ausgestellt, aber nicht hinterlegt | 10.000 | |
| Bankinteresse von der Bank gutgeschrieben | 75 | 10.075 | |
| Weniger: | Bankgebühren nicht erfasst | 175 | 175 |
| Saldo gemäß Kontoauszug am 31.03.16 | 19.600 |
Fall B - Den Kontoauszug als Grundlage nehmen
| Saldo gemäß Kontoauszug am 31.03.16 | 19.600 | ||
| Hinzufügen: | Bankgebühren nicht erfasst | 175 | 175 |
| Weniger: | Schecks ausgestellt, aber nicht hinterlegt | 10.000 | 175 |
| Bankinteresse von der Bank gutgeschrieben | 75 | 10.075 | |
| Saldo gemäß Geschäftsbuch am 31.03.16 | 9.700 |
Welche Arten von Abstimmungen gibt es?
Grundlegende Überleitungsrechnungen, die für die tägliche Geschäftsrechnung unerlässlich und erstellt sind:
- Bankabstimmung
- Lieferantenabstimmung
- Kundenabstimmung
- Unternehmensübergreifende Abstimmung
- Geschäftsspezifische Abstimmung
Wir werden jede dieser Aussagen im Detail diskutieren:
# 1 - Bankabstimmung
Es wird eine Banküberleitungsrechnung über die tatsächlichen Transaktionen erstellt, die im Kontoauszug gegenüber den in unserem Bankbuch erfassten Transaktionen enthalten sind.
Einige der Gründe für den Unterschied zwischen dem Bankbuch und dem Kontoauszug sind:
- Scheck ausgestellt an einen Lieferanten, aber zu einem späteren Zeitpunkt vorgelegt
(Manchmal erscheinen Schecks auf dem Kontoauszug, die sehr alt sind. Sie sind veraltet und können nicht einmal mehr hinterlegt werden. Es ist besser, sie abzuschreiben und das Bankbuch frei zu halten.)
- Der von einem Kunden direkt auf unser Bankkonto eingezahlte Betrag
- Von der Bank gutgeschriebene Bankzinsen
- Von der Bank belastete Bankgebühren
- Bankfehler (Obwohl selten, können Fehler durch Dateneingabefehler auch von der Bank möglich sein)
Alle Zahlungs- und Quittungsaktivitäten werden über das Bankbuch nachverfolgt. Wenn Sie es abgleichen, bleibt es auf dem neuesten Stand.
Um unser Leben zu vereinfachen, verfügen die meisten ERPs in der Buchhaltung über integrierte Funktionen, mit denen der Kontoauszug direkt extrahiert werden kann.
Das in diesen ERPs verwendete Grundkonzept besteht darin, das „Bankdatum“ für jede Transaktion aufzuzeichnen. Ein Bankdatum ist ein Datum, an dem die Transaktion im Kontoauszug ausgewiesen wird. ERP extrahiert einen Bericht basierend auf dem „Dokumentdatum“ gegenüber dem „Bankdatum“.
# 2 - Lieferantenabstimmung
Eine Lieferantenabstimmungserklärung wird erstellt, um sicherzustellen, dass die in den Büchern des Lieferanten übergebenen Buchhaltungseinträge mit den in unseren Büchern übergebenen Buchhaltungseinträgen übereinstimmen.
Gründe für Abweichungen sind folgende:
- Der Verkäufer kann keine von uns gebuchten Kaufretouren buchen.
- Von uns ausgestellte Schecks werden möglicherweise nicht in ihren Büchern berücksichtigt. Dies geschieht im Allgemeinen, wenn der Scheck während des Transports verlegt wird oder verloren geht.
- Transportgüter, die nicht von uns, sondern vom Verkäufer erfasst wurden;
# 3 - Kundenabstimmung
Eine Kundenabstimmungserklärung ist der Lieferantenabstimmung sehr ähnlich. Es ist bereit zu prüfen, ob die Bücher des Kunden mit unseren Büchern übereinstimmen. Die meisten Unternehmen behandeln die Kundenabstimmung als Priorität gegenüber der Lieferantenabstimmung. Dies liegt daran, dass Geld von Kunden zu erhalten ist und es immer besser ist, eine Abstimmung vorzunehmen, damit die Zahlungen aufgrund einiger Probleme im Zusammenhang mit Buchhaltungseinträgen nicht ausstehen.
Gründe für Abweichungen sind folgende:
- Von Kunden gebuchte Rücksendungen erscheinen nicht in unseren Büchern.
- Vom Kunden abgezogene Steuern werden in unseren Büchern nicht berücksichtigt.
- Transportgüter werden als Verkauf in unserem Hauptbuch erfasst.
- Zahlungen, die direkt auf unser Bankkonto überwiesen wurden, wurden nicht erfasst.
Es empfiehlt sich, monatliche Abstimmungen der Kunden im Rotationsverfahren durchzuführen. Nehmen wir an, ein Unternehmen hat 100 ungerade Kunden, und es sollten jeden Monat Abstimmungen von etwa 10 bis 15 Kundenbüchern durchgeführt werden.
Sobald der Abgleich abgeschlossen und von beiden Parteien bestätigt ist, kann auch eine Bilanzbestätigungsbescheinigung für den angegebenen Zeitraum ausgestellt werden. Dadurch wird sichergestellt, dass die Eröffnungssalden nicht erneut überprüft werden müssen. Es hilft auch, Streitigkeiten beizulegen.
# 4 - Unternehmensübergreifende Abstimmung
Konzernunternehmen (Holding, Tochterunternehmen usw.) müssen konsolidierte Geschäftsbücher erstellen. Diese Bücher müssen unternehmensübergreifende Transaktionen wie den Verkauf von Holding Co. an ihre Tochtergesellschaft eliminieren. Aus diesem Grund ist es äußerst wichtig, dass ihre Geschäftsbücher immer synchron sind und daher vor Abschluss des Konsolidierungsprozesses regelmäßig abgeglichen werden sollten .
# 5 - Geschäftsspezifische Abstimmung
Jedes Unternehmen muss andere Abstimmungen vorbereiten, die über die oben genannten grundlegenden hinausgehen. Ein Beispiel hierfür ist die Warenkostenabstimmung
Diese Abstimmung gilt nicht für die Dienstleistungsbranche, da sie kein Inventar hält. Es ist jedoch wichtig für Unternehmen, die Inventar halten.
Was kostet die verkaufte Ware?
Kosten der verkauften Waren = Anfangsbestand + Käufe - Schlussbestand
Kosten der verkauften Waren = Verkauf - Gewinn
Jede der beiden Methoden kann zu den Kosten der Waren führen. Beide müssen gleich groß sein. Wenn nicht, sollte eine Überleitungsrechnung erstellt werden, um Gründe für Unterschiede herauszufinden. Außerdem sollte eine physische Überprüfung des Schlussbestands durchgeführt und dieser mit dem in den Geschäftsbüchern aufgeführten Abschlussbestand abgeglichen werden.
Versöhnung von Büchern Video
Nützliche Tipps für MS Excel beim Ausführen von Abstimmungen
- Eine standardisierte Vorlage sollte mit allen wesentlichen Formeln in Excel erstellt werden. (Das oben abgebildete Format kann verwendet werden.)
- Bei der Abstimmung zwischen Lieferant und Kunde fungiert die Rechnungsnummer als Standardfeld, das als Grundlage für die Ausführung der Vlookup-Funktion und die Vereinfachung des Abstimmungsprozesses dienen kann. Stellen Sie sicher, dass Sie nach der Verwendung der Excel Vlookup-Funktion ein spezielles Einfügen durchführen.
- Filtern Sie Debit- und Gutschriften separat heraus und stimmen Sie sie einzeln ab. Eine andere Möglichkeit, Einträge zu trennen, besteht darin, sie nach Typ zu filtern, dh nach Zahlungen, Rechnungen, Retouren und anderen Anpassungen. Es wird sich als hilfreich erweisen, diese separat abzustimmen und dann die Unterschiede zu addieren.
