Kostenüberschreitung - Bedeutung, Typen, Ursachen, Vermeidung?

Was ist Kostenüberschreitung?

Kostenüberschreitung, auch als Budgetüberschreitung bezeichnet, ist das Szenario, in dem die Kosten eines Projekts oder Geschäfts tendenziell höher sind als geplant und möglicherweise auf die Erhöhung der Kosten aufgrund einer nicht ordnungsgemäßen Budgetierung oder einer Unterschätzung der tatsächlichen Kosten zurückzuführen sind von einigen unvorhergesehenen Szenarien, die während des Budgetierungsprozesses nicht berücksichtigt wurden.

Eigenschaften

  • Kostenüberschreitungen treten im Allgemeinen bei Infrastruktur-, Gebäude- und IT-Projekten auf, bei denen in der Phase des Projektabschlusses viele unerwartete Kosten anfallen.
  • Sie beruhen hauptsächlich auf drei Faktoren wie politischen, psychologischen und technischen Gründen.
  • Dies ist in erster Linie auf mangelnde Finanzierung, mangelnde Koordination, ungeplante Kosten oder Projektverzögerungen zurückzuführen.
  • Es ist immer ungewiss, und eine Budgetierung dafür ist nicht möglich. Es wird davon ausgegangen, dass bestimmte Phasen eines Projekts oder Geschäfts dazu neigen, die tatsächlich budgetierten Kosten zu überschreiten.
  • Die Messung der Kostenüberschreitung ist für verschiedene Branchen oder Unternehmen unterschiedlich.

Arten von Kostenüberschreitungen

# 1 - Schätzungen

Die Kosten in Bezug auf das Geschäft können aufgrund von Faktoren wie persönlicher Voreingenommenheit und komplizierten Verfahren bei der Erledigung der Aufgabe unterschätzt werden. Wir können die Prognosemethode für Referenzklassen verwenden, um die Chancen zu erhöhen, genauere Schätzungen abzuleiten. Das Problem ist, dass sich die besten Prognosen als falsch erweisen können, um die perfekte Schätzung zu berechnen. Daher ist es immer eine gute Praxis, eine Eventualverbindlichkeit als Teil des Budgets beizubehalten, um in Zukunft mit nachteiligen Szenarien konfrontiert zu werden.

# 2 - Risiko

Risiko kann jedes Szenario sein, für das wir keine Wahrscheinlichkeit zuweisen können. Sie können nicht früher vorhergesagt werden und unterliegen manchmal nicht der Kontrolle des Geschäfts wie Naturkatastrophen, die den Abschluss eines Projekts oder die Leistung eines Anbieters verzögern und letztendlich das Geschäft beeinträchtigen können. Ein angemessener Risikomanagementplan kann dem Unternehmen helfen, das Risiko in gewissem Maße zu mindern, aber das Risiko ist der Haupttyp, mit dem jedes Unternehmen oder Projekt konfrontiert ist.

# 3 - Scope Creek

Scope Creek ist definiert als Fälle, in denen nicht erfasste Aktivitäten im Projekt oder Geschäft auftreten, die nicht im Budget oder in den tatsächlichen Kosten enthalten waren. Dies kann passieren, wenn das Management dem Projekt weitere Funktionen hinzufügt, wenn es weiterentwickelt oder benötigt wird, oder wenn das Projektteam zu kreativ wird und mit der Einbeziehung nicht dokumentierter Aktivitäten beginnt. Projektmanagement und -kontrollen sind in erster Linie so konzipiert, dass solche Szenarien durch die ständige Neubewertung des Budgets verhindert werden.

# 4 - Kosteneskalation

Die Kosteneskalation hängt eher mit wirtschaftlichen Faktoren wie der Inflation zusammen, zu denen der Preisanstieg eines bestimmten Artikels über einen Zeitraum gehören kann, der im ursprünglichen Budget nicht berücksichtigt wurde.

Wie vermeide ich Kostenüberschreitungen?

  • Traditionelle Techniken beinhalten die Anwendung von Projektmanagement-Tools wie PRINCE, obwohl die Ergebnisse nicht garantiert werden können.
  • Im heutigen Szenario übernehmen modernere Tools und Anwendungen wie Agile traditionelle Techniken, um Unternehmen bei der Bewältigung von Kostenüberschreitungen zu unterstützen.
  • Das Geschäft als Einheit sollte proaktiv planen und mehrere Szenarien umfassen, die zu einer solchen Überschreitung führen können.
  • Die monatliche oder vierteljährliche Prognose ist ein Muss, um die Änderungen der tatsächlichen Werte im Vergleich zum Budget zu berücksichtigen und entsprechend zu planen.
  • Das Unternehmen sollte in der Projektplanungsphase viel Aufmerksamkeit schenken, da dies als Basis dient.
  • Die Leistungs- und Lieferfähigkeit des Anbieters muss zum Zeitpunkt der Einstellung des Anbieters gründlich überprüft werden.
  • Das Unternehmen sollte die Verwendung moderner Planungswerkzeuge und -diagramme zur besseren Kontrolle der Kosten praktizieren.
  • Der Projektmanager muss das Projekt kontinuierlich überwachen und steuern.
  • Die Stakeholder des Projekts oder des Unternehmens sollten immer über die sich ändernden Szenarien informiert werden, damit sie auf derselben Seite sind und das Unternehmen auf diese Weise ihr Wissen nutzen kann.
  • Der Kampf mit Scope Creek ist ein Muss, und Unternehmen müssen sehen, dass sie innerhalb des ursprünglich geplanten Scope bleiben.

Ursachen

  1. Ungeplante Kosten: Unvorhergesehene Szenarien können einige Aktivitäten hervorrufen, die ursprünglich nicht in den Plan oder das Budget aufgenommen wurden. Dies kann technische, politische oder psychologische Gründe haben.
  2. Kommunikationsstörung: Ein Missverständnis zwischen zwei Abteilungen oder beteiligten Personen kann unnötige Kosten verursachen.
  3. Änderung des Projektumfangs: Das Ereignis, das zum Scope Creek führt, ist einer der Hauptgründe. Scope Creek ist definiert als Fälle, in denen nicht erfasste Aktivitäten im Projekt oder Geschäft auftreten, die nicht im Budget oder in den tatsächlichen Kosten enthalten waren.
  4. Unterschätzung der Projektkomplexität: Bestimmte Projekt- oder Geschäftsphasen sind so komplex, dass eine ordnungsgemäße Budgetierung manchmal eine schwierige Aufgabe ist. Dies ist eher bei großen, teuren Projekten der Fall.
  5. Unzureichende Finanzierung: Die Finanzierung ist das Rückgrat jedes Unternehmens oder Projekts. Die Kapitalknappheit kann schließlich zu einer Kostenüberschreitung führen, bei der das Projekt oder das Unternehmen bei der Finanzierung ihrer gemeinsamen Aktivitäten möglicherweise in eine Krise geraten.
  6. Mangelnde Führungserfahrung: Ein relativ unerfahrenes oder ineffizientes Management kann zu einer unsachgemäßen Planung des Projekts und einer ungenauen Projektbudgetierung führen. Daher kann das Projekt im Laufe der Zeit Opfer einer falschen Budgetierung werden und in einen Fall von Kostenüberschreitung geraten.
  7. Fehlen eines Notfallplans: Das Geschäft leidet auch, wenn keine Sicherungsplanung oder ein Notfallplan für unvermeidbare Szenarien vorliegt. Ein Backup-Plan ist ein Muss, insbesondere bei Großprojekten, da einige Abweichungen von den üblichen budgetierten Kosten Millionen kosten können.
  8. Projektverzögerungen: Verzögerungen bei der Fertigstellung des Projekts gegenüber der üblichen geplanten Fertigstellung führen schließlich zu Kostenüberschreitungen, da Aktivitäten, die über die Abschlussfrist hinausgehen, nicht im Budget berücksichtigt wurden.

Vermeidung von Kostenüberschreitungen

# 1 - Richtige Planung

Die Planung dient als Grundlage für jedes Projekt oder Unternehmen. Der beste Weg, um Kostenüberschreitungen zu vermeiden, besteht darin, sie vor der Ausführung des Projekts zu planen. Je genauer die Schätzungen sind, desto größer sind die Chancen, dass das Projekt sein Budget einhält.

# 2 - Kenntnis der Anbieter

Anbieter müssen vor der Einstellung gründlich geprüft werden. Das Projekt und das Unternehmen sollten umfassende Kenntnisse über ihre Fähigkeiten und Erfahrungen in den eingereichten Unterlagen einholen, um Worst-Case-Szenarien zu vermeiden. Eine ordnungsgemäße Due Diligence ist erforderlich, bevor die Beziehung zum Verkäufer gefestigt wird.

# 3 - Vermeiden Sie Scope Creek

Viele unangemessene Aktivitäten sollten keinen Platz im Projekt finden, und das Geschäft oder Projekt sollte mit minimaler Abweichung vom Plan im ursprünglichen Umfang des Projekts bleiben.

# 4 - Verwendung des Projektplanungstools

Um das Projekt zu überwachen und zu steuern, sollte die Verwendung moderner Tools wie des Gantt-Excel-Diagramms oder der Projektverfolgungsvorlage implementiert werden, damit der Projektmanager über jede Phase des Projekts und die Wahrscheinlichkeit einer Kostenüberschreitung informiert ist.

Fazit

Dies ist ein unvermeidbares Szenario, mit dem jedes Unternehmen oder Projekt konfrontiert ist. Wie es jedoch minimiert oder gemindert werden kann, hängt stark vom Management oder vom Projektmanager ab. Ein proaktiver Ansatz kann dem Unternehmen helfen, das Risiko von Kostenüberschreitungen durch eine ordnungsgemäße Planung und eine gründliche Analyse der Schätzungen zu verringern.

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