Audit Trail Bedeutung
Ein Audit-Trail ist eine systematische Aufzeichnung zur Verfolgung der Quelle von Finanzdaten. Er liefert chronologische, dokumentarische Nachweise für eine Reihe von Aktivitäten und wird daher zur Überprüfung der Richtigkeit von Daten und zur Verfolgung von Transaktionen verwendet.
Es beantwortet drei grundlegende Fragen:
- Was war das event?
- Wer hat die Veranstaltung gestartet / initiiert?
- Datum und Uhrzeit der Veranstaltung?
Beispiele für Audit-Trails
Nachfolgend einige Beispiele.
Beispiel 1
Was wäre ein Prüfpfad für eine Kartonkauftransaktion?
Lösung -
Es besteht aus einer Quittung mit Angaben zu Bargeld, das im Austausch gegen Karton bezahlt wurde, dem Datum der Transaktion und dem Ort, an dem es gekauft wurde.
Beispiel 2
Ein Unternehmen möchte einen Laptop für Mitarbeiter kaufen. Was alles würde in einem Audit-Trail enthalten sein?
Lösung -
Das Finanzteam erstellt eine Bestellung, um einen Kauf zu autorisieren. Das Geschäft, in dem der Laptop gekauft wurde, enthält die Rechnung mit Angaben zum Verkaufsdatum, zum Betrag und zur Beschreibung des gekauften Artikels. Alle diese Dokumente bestehen aus einem Audit-Trail.
Vorteile
Verschiedene Benutzer verwenden es je nach Anforderung unterschiedlich. Nachfolgend sind die wesentlichen Vorteile dieses Weges aufgeführt:
- Rechenschaftspflicht: Hiermit wird die Rechenschaftspflicht in Bezug auf die Aktionen der Benutzer festgelegt. Es verhindert die Einführung unzulässiger Informationen oder den unbefugten Zugriff auf Informationen. Ferner wird jede Aktion des Benutzers aufgezeichnet, was bei der Verfolgung der jeweiligen Änderungen / Modifikationen im System hilft.
- Rekonstruktion von Ereignissen: Es kann ganze Informationen wiederbeleben und die grundlegenden Details eines Ereignisses nachverfolgen, wer, wann und was. Es hilft bei der Erkennung von Quellproblemen und deren Behebung, um zukünftige Ereignisse zu verhindern.
- Intrusion Detection: Hilft bei der Identifizierung nicht autorisierten Zugriffs. Viele Vorschriften haben es zur Wahrung der Vertraulichkeit von Daten vorgeschrieben. Es erstreckt sich auf den Schutz von geistigem Eigentum, Finanzunterlagen, persönlichen Informationen usw.
- Problemidentifikation: Durch Echtzeitüberwachung identifizieren Überwachungsprotokolle Probleme, die auf Betriebsprobleme, ungewöhnliche oder verdächtige Aktivitäten oder Systemfehler hinweisen.
- Betrug verhindern - Wenn ordnungsgemäße Aufzeichnungen geführt werden, können Inkonsistenzen leicht erkannt werden. Da die Benutzer wissen, dass Transaktionen aufgezeichnet und nachvollziehbar sind, würden sie diese Aktivität wahrscheinlich nicht versuchen.
- Hilft bei Audits - Für die meisten Unternehmen ist ein Audit obligatorisch. Wenn der Trail für jede Transaktion ordnungsgemäß gepflegt wird, können die Prüfer die Gültigkeit leicht feststellen. Dies macht die Prüfung zeit- und kosteneffizient. Es hilft den Abschlussprüfern auch, sich auf die internen Kontrollen des Unternehmens zu verlassen und den Prüfungsumfang zu bestimmen.
- Identifizierung und Korrektur von Fehlern - Es bietet umfassende und leicht verfügbare Informationen, die leicht überprüft werden können, um etwaige Fehler festzustellen. Da alles nachverfolgt wird, kann der Fehler sofort korrigiert werden und spart mehreren Personen die Zeit, den Fehler mehrmals zu beheben.
- Einhaltung von Regulierungsstandards - Um die Regulierungsstandards einzuhalten, ist es wichtig, einen Prüfpfad zu führen. Es hilft beim Verständnis der Substanz von Transaktionen, wenn dies aus rechtlichen Gründen erforderlich ist.
- Kreditdokumente - Kreditgeber benötigen einen Nachweis über Einnahmen und Cashflows, bevor sie Kredite an ein Unternehmen vergeben. Dieser Pfad enthält eine detaillierte Aufzeichnung der Transaktionen, die bei der Bereitstellung der erforderlichen Dokumente hilfreich sein können.
Einschränkungen
- Herausforderung bei der Aufrechterhaltung des Prüfpfads einschließlich des für Zugriff und Speicherung verwendeten Speicherorts
- Die Datenprotokolle können sehr umfangreich sein, was zu einer Erhöhung der Speicherkosten führt.
- Es wird manchmal schwierig, ein Gleichgewicht zwischen Datenschutz und Betriebsleistung zu finden.
- Datenverluste durch unangemessene Nutzung können viel kosten und direkten Gewinn- und Reputationsschaden oder rechtliche Schritte zur Folge haben.
Fazit
- Audit-Trail-Informationen sollten an einem sicheren Ort gespeichert werden
- Es sollte eine zeitnahe und regelmäßige Sicherung dieses Pfades geben
- Es sollten nur nützliche Informationen gesammelt werden, um hohe Speicherkosten zu vermeiden
- Audit-Protokolle sollten in regelmäßigen Abständen überprüft werden
- Die Systembenutzer sollten Audit-Trails kennen, um die Verfügbarkeit von Trails sicherzustellen
