Ereignisbudgetvorlage - Kostenloser Download (ODS, Excel, PDF & CSV)

Andere Versionen

• Excel 2003 (.xls)
• OpenOffice (.ods)
• CSV (.csv)
• Tragbares Doc. Format (.pdf)

Kostenlose Event Budget Vorlage

Eine Event-Budget-Vorlage wird verwendet, um die Finanzen im Zusammenhang mit dem Event-Management zu planen, einschließlich der erzielten Einnahmen, die in Form von Sponsoring oder Registrierungs- / Ticketgebühren anfallen können, und der Ausgaben, die Essen, Unterkunft, Sound, Geschenke usw. sein können. Die erzielte Differenz ist der Gewinn oder Verlust aus der Organisation der Veranstaltung. Wenn der Restbetrag positiv ist, bedeutet dies, dass die Veranstaltung etwas Geld verdient hat, und wenn der Restbetrag negativ ist, bedeutet dies, dass der Veranstalter Geld aus seiner Tasche ausgeben musste.

Die Vorlage entnehmen Sie bitte der Excel-Datei. Die hier verwendete Vorlage bezieht sich auf eine typische Veranstaltung wie ein Büroseminar, bei der unterschiedliche Ausgaben und Einnahmen im Zusammenhang mit der Organisation einer solchen Veranstaltung erfasst werden. Die Aufwendungen und Erträge wurden in zwei separaten Abschnitten ausgewiesen.

Informationen zur Ereignisbudgetvorlage

• Die Event-Budget-Vorlage erfasst alle Einnahmequellen für die Organisation des Events und auch die Ausgaben. Es erstellt einen anfänglichen Haushaltssaldo und gibt auch eine Prognose für den Endsaldo, die voraussichtlich nach Abzug aller Ausgaben von den Einnahmen vorliegen wird. Hier haben wir speziell ein Beispiel für die Organisation einer Veranstaltung zum Zweck eines Seminars genommen.
• Das Seminar kann ein Büroseminar sein, an dem schätzungsweise 200 Teilnehmer teilnehmen. Der Veranstalter muss sein Essen tragen und ihnen auch einige maßgeschneiderte Leckereien schenken. Die Goodies werden als Werbequelle für das Unternehmen verwendet und in der Regel von einem Drittanbieter bereitgestellt.

Teil 1

• Hier erfassen wir die Gesamtkosten und -einnahmen für die Organisation der Veranstaltung. Hier haben wir ein Beispiel für ein Seminar genommen. Das Seminar ist für eine Bürodelegation organisiert, bei der eine geschätzte Teilnehmerzahl von 200 geplant war, wir aber rund 150 Teilnehmer hatten.
• Die Ausgaben hier sind weiter unterteilt in Standort, Programm, Essen und Trinken, Vorräte und andere. Der Restbetrag hier zeigt an, ob das Geld zusätzlich zum festgelegten Budget ausgegeben wurde oder ob wir nach der Organisation der Veranstaltung ein gewisses Einkommen hatten. Die Grafik wurde gezeigt, um eine bildliche Darstellung der Ausgaben und tatsächlichen Einnahmen mit den geschätzten Einnahmen zu geben.

Teil 2

• In diesem Abschnitt zeigen wir eine Aufschlüsselung der Kosten für die Organisation der Veranstaltung. In unserem Fall nehmen wir das Beispiel eines Büroseminars. Für die Organisation einer solchen Veranstaltung gibt es einige Bereiche, in denen die Kosten zu tragen sind. Der wichtigste Betrag für die Organisation der Veranstaltung ist der Ort oder die Veranstaltungshalle. Je nach Veranstaltungsort variieren die Preise für die Organisation der Veranstaltung.
• Die zweithöchsten Kosten für die Organisation der Veranstaltung sind Catering oder Essen. Sie variiert je nach Anzahl der Teilnehmer und wird im Allgemeinen mehr geschätzt als die Anzahl der Teilnehmer an der Veranstaltung. In erster Linie wird die Anzahl der Teilnehmer einer Veranstaltung gepuffert, damit die Speiseteller nicht unterschritten werden.
• Hinzu kommen die Kosten für Lautsprecher oder die für die Veranstaltung verwendeten elektronischen Instrumente. Dies sind einige obligatorische Kosten, die für die Organisation von Veranstaltungen jeglicher Art erforderlich sind. Für jede Veranstaltung gibt es ein Geschenk oder maßgeschneiderte Goodies für die Teilnehmer, die wiederum auf der Anzahl der an der Veranstaltung teilnehmenden Mitarbeiter basieren.
• Diese sind in der Regel mit Drittanbietern verbunden, die die Goodies basierend auf der Anzahl der Mitarbeiter liefern. Dies sind mehr Werbeartikel, mit denen das Unternehmen für seinen Namen wirbt. Diese dienen auch als Wohlfühlfaktor für die Teilnehmer einer Veranstaltung.
• Die letzten und letzten Kosten für die Organisation eines Seminars sind die sonstigen Kosten wie geringfügige Kosten. Diese sollten jedoch auch in den Gesamtkosten berücksichtigt werden, um ein endgültiges Bild der Kosten für die Organisation der Veranstaltung zu erhalten.

Teil # 3

• Der letzte Teil hier ist das Einkommen oder der Finanzierungsteil der Veranstaltung. Eine Veranstaltung ist nicht möglich, wenn keine Finanzierung oder Einnahmen erzielt wurden. Kein Unternehmen wird eine Veranstaltung organisieren, wenn keine Finanzierung oder kein Gewinn daraus erzielt wird.
• Die Haupteinnahme- oder Finanzierungsquelle, die bei jeder Art von Veranstaltung auftritt, ist der Registrierungspreis oder die für die Veranstaltung verkauften Tickets. Hier wird das Einkommen pro Kopf generiert.
• Die Teilnehmer der Veranstaltung müssen die Anmeldung oder das Ticket für die Veranstaltung im Voraus bezahlen. Auf diese Weise verdient der Veranstalter Geld, um die Veranstaltung zu vertuschen. Die zweite Einnahmequelle für jede Art von Veranstaltung sind die Sponsorengebühren, die für die Organisation der Veranstaltung sehr nützlich sind.
• In gewisser Weise erhalten Sponsoren auch eine Beförderung an solchen Orten, an denen eine beträchtliche Anzahl von Personen an der Veranstaltung teilnimmt. Es wird eine Win-Win-Situation sowohl für den Veranstalter als auch für den Sponsor, und in Bezug auf die Sponsorengebühr erhält der Veranstalter eine zweite Einnahmequelle. Der Sponsor erhält eine Form der Werbung unter vielen Zuschauern unter einem Dach.
• Daher wird in diesem Abschnitt das Gesamteinkommen für die Organisation einer Veranstaltung angezeigt. Es hängt nun von der Größe der Veranstaltung ab, wie hoch das angestrebte Einkommen oder Geld ist, das der Veranstalter zur Deckung der Kosten sammeln möchte.

Wie verwende ich diese Vorlage?

Die Vorlage ist sehr einfach zu handhaben und verwaltet die mit dem Eventmanagement verbundenen Ausgaben und Einnahmen für jeden Veranstalter. Das Hauptziel der Verwendung der Vorlage besteht darin, die gesamte Einnahmequelle zu erfassen und sie mit allen Ausgaben abzugleichen, die ein Veranstalter für jede Veranstaltung zu tragen hat. Es umfasst sowohl wiederkehrende als auch einmalige. Das erzielte Ergebnis oder die erzielte Differenz wird mit einem festgelegten Budgetbetrag verglichen, der zu Beginn des Monats festgelegt wurde, und schließlich erhalten wir ein Netto. Die Vorlage ist sehr nützlich, wenn Sie den Geldzufluss und -abfluss für die Organisation einer Veranstaltung kennen müssen.