Buchhaltung in Excel - Schritt-für-Schritt-Anleitung mit Vorlage

Inhaltsverzeichnis

Was ist Buchhaltung in Excel?

Buchhaltung in Excel bedeutet die Aufzeichnung der täglichen Finanztransaktionen eines Unternehmens wie Kauf, Verkauf, Zahlungen, Einnahmen und Ausgaben in einer Excel-Vorlage. Für die Aufzeichnung von Transaktionen in Excel müssen Sie zunächst Excel gemäß den Anforderungen einrichten / anpassen und dann die täglichen Transaktionen in dieser Vorlage aufzeichnen und auf Ihrem eigenen Computer speichern.

Einzelbuchhaltung in Excel

In einem System mit einfacher Eingabe wird nur eine Seite der Transaktion aufgezeichnet, und die Auswirkungen dieser Transaktionen werden nur an einer Stelle erfasst. Während im doppelten Buchhaltungssystem jede Transaktion per Lastschrift und Gutschrift erfasst wird, wirken sich diese auf zwei Konten aus.

Im Single-Entry-System werden Transaktionen unter Berücksichtigung des Ziels und des Ergebnisses der Transaktionen erfasst. Bei der Buchführung mit einem Eintrag liegt der Schwerpunkt eher auf Geldeingängen und Barzahlungen als auf der Erfassung der einzelnen Ausgaben und Einnahmen oder Vermögenswerte und Verbindlichkeiten.

So erstellen Sie eine Buchhaltung in Excel

Schritt 1: Bereiten Sie eine Excel-Vorlage für eine Aufzeichnungstransaktion gemäß den Anforderungen vor, während Sie eine Entität vorbereiten, die die Hilfe von Buchhaltungsfachleuten in Anspruch nehmen kann.

Schritt 2: Erstellen Sie einen Kontenplan für die Aufzeichnung und Kategorisierung der Transaktionen entsprechend der Art des Geschäfts. Im Allgemeinen wird ein Kontenplan in drei Kategorien unterteilt:

  1. Einkommen: Für die Erfassung des Geldes, das in das Geschäft kommt.
  2. Kosten: Für die Aufzeichnung des Geldes, das ausgeht oder geschäftlich ist.
  3. Kosten der verkauften Waren: Geld, das für die Herstellung der fertigen Waren ausgegeben wird.

Unten finden Sie den Beispiel-Kontenplan:

Schritt 3: Erstellen Sie mithilfe eines Kontenplans eine Gewinn- und Verlustrechnung, um den Bruttogewinn und den Nettogewinn für den Zeitraum zu ermitteln. Für die monatliche Gewinn- und Verlustrechnung werden 12 Gewinn- und Verlustrechnungsblätter erstellt, und danach wird ein jährliches Gewinn- und Verlustrechnungsblatt erstellt, indem alle 12 Gewinn- und Verlustrechnungsblätter zusammengeführt werden. Die Gewinn- und Verlustrechnung sieht wie folgt aus:

Schritt 4: Bereiten Sie ein Excel-Blatt vor, in dem alle Rechnungsnummern enthalten sind. wird aufgezeichnet, damit angezeigt werden kann, welche Rechnung bezahlt wurde oder welche Rechnungen zur Zahlung anstehen.

Schritt 5: Erstellen Sie eine Kapitalflussrechnung, um die Cash-Position des Unternehmens zu ermitteln.

Schritt 6: Nachdem Sie alle oben genannten Excel-Tabellen vorbereitet haben, speichern Sie die Datei an einem sicheren Ort, indem Sie dem Ordner den richtigen Namen geben. Wir können diese Datei auch mit einem Passwort schützen.

Beispiel für die Buchhaltung in Excel

Nachfolgend finden Sie das Kassenbuch für den Zeitraum von 18. April bis 18. Juni, das in der Excel-Tabelle geführt wird. Dort wurden die Mittelzuflüsse und -abflüsse mithilfe der Einzelbuchhaltung erfasst.

Per 01.04.2018 Der Eröffnungssaldo von Bargeld und Bank beträgt 1000 US-Dollar, nachdem Einnahmen und Ausgaben im Berichtszeitraum addiert und abgezogen wurden. Wir werden einen Schlusssaldo von 2564 US-Dollar erreichen.

Vorteile

Folgendes sind einige Vorteile:

  • Die Buchhaltung in einer Excel-Vorlage erfordert keine besonderen Buchhaltungskenntnisse. Daher ist es einfach, Aufzeichnungstransaktionen zu verwalten.
  • Es ist kostengünstiger, da die Excel-Tabelle auf jedem Computer / Laptop verfügbar ist. Daher ist es nicht erforderlich, eine Buchhaltungssoftware zu erwerben.
  • Excel verfügt über verschiedene Funktionen, die bei der einfachen Aufzeichnung von Transaktionen wie Addition, Multiplikation, VLOOKUP, Pivot-Tabelle und Makros helfen.
  • Excel hilft bei der Erstellung verschiedener grafischer Präsentationen wie Diagramme, Balken, Kreis oder viele andere.
  • Mehrere Benutzer in einem Büro können darauf zugreifen, indem sie das Excel-Blatt in einem nur lesbaren Modus freigeben, in dem nur der eine die Daten im Excel-Blatt ändern kann und andere nur die Daten anzeigen können.

Nachteile

Nachfolgend sind die Nachteile aufgeführt:

  • In Excel können Buchhaltungsbenutzer die Daten gemäß den Anforderungen vorbereiten, und er kann voreingenommen sein, während er Daten vorbereitet und dem Management präsentiert.
  • Es ist notwendig, die richtige Formel einzugeben, da in Excel die Formel manuell eingegeben wird. Wenn eine Formel einen Fehler enthält, ändert sich das Ergebnis und dies wirkt sich auf die Entscheidungsfindung aus.
  • Die Excel-Buchhaltung ist weniger sicher als die Datenpflege in Buchhaltungssoftware, und Hacker können sie leicht hacken, und in einer Organisation kann auch jeder auf die Daten zugreifen.
  • Es ist nicht nützlich und zeitaufwändig, wenn eine große Datenmenge in Excel eingegeben werden soll.
  • In Excel ist es nicht möglich, Daten automatisch aus Bankensoftware oder anderer Software wie anderer Buchhaltungssoftware zu importieren, wodurch wir automatisch Daten aus anderer Software importieren können.

Fazit

Die Buchhaltung im Excel-Blatt ist nützlich für Unternehmen, die sich in der Anfangsphase des Geschäfts befinden und ihre Ausgaben nicht durch die Einstellung qualifizierter Arbeitskräfte und den Kauf von Buchhaltungssoftware erhöhen möchten. Im Vergleich zur Aufzeichnung von Transaktionen in Buchhaltungssoftware ist es einfach, Buchhaltungstransaktionen in Excel zu verwalten. Gleichzeitig ist es weniger sicher und für eine große Anzahl von Transaktionen nicht nützlich, und die Fehlerwahrscheinlichkeit ist sehr hoch.

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