Was ist Drei-Wege-Matching?
Drei-Wege-Matching ist das Konzept, mit dem nicht autorisierte Kauftransaktionen durch Gegenprüfung auf drei Arten verfolgt werden können, nämlich den Eingang der Auftragsbestätigung (Bestellung), den Eingang der Bestellung und die Gültigkeit der durch Informationen generierten Rechnung aus verschiedenen Abteilungen, um die nicht autorisierten Transaktionen zu beseitigen und die interne Kontrolle zu verbessern.
Erläuterung
Große Organisationen kaufen das Inventar gemäß der Standardarbeitsanweisung gemäß den Richtlinien der Organisation. Daher ist die doppelte Kontrolle erforderlich, um nicht autorisierte Transaktionen einzuschränken. Es ist die Kontrollmaßnahme, um gültige Transaktionen zu autorisieren. In einem Drei-Wege-Verfahren werden hauptsächlich Einkäufe durch Gegenüberstellung kontrolliert. Wenn bei einem Schritt ein Fehler vorliegt, kann der Betrag erst gegen die Rechnung verrechnet werden, wenn der Fehler durch Erhalt einer Bestätigung oder durch die überarbeitete Rechnung des Lieferanten behoben wurde. Es ist auch eine der Risikomanagementmethoden, da das Risiko der Zahlung an unbefugte Personen oder gegen die gefälschten Rechnungen kontrolliert werden soll. Manchmal wird es zu einem langwierigen Verfahren, aber es ist die effektivste Methode, um das Risiko zu managen.
Drei-Wege-Matching-Prozess
- Die Standardarbeitsanweisung für den Einkauf umfasst die Bestellung, wenn der Lagerbestand das Nachbestellungsniveau erreicht, den Eingang des Angebots, die Bearbeitung der Angebote an die Einkaufsabteilung und danach, ob die Einkaufsabteilung auf der Grundlage von Preis, Qualität und Ansehen entscheidet, von welchem Lieferanten der Kauf erfolgt des Lieferanten und dann zuletzt die Bestellung.
- Aufgrund der Bestellung sind die Einkäufe zu tätigen. Nach Eingang der Bestellung ist die Empfangsbestellung von der Bestandsverwaltung auszustellen, und anschließend ist die Rechnung von der Einkaufsabteilung zur Buchhaltung an die Buchhaltung weiterzuleiten.
- Danach wird schließlich die Rechnung zur Autorisierung und dann zur Zahlung an den Lieferanten an die Kasse oder die Kassenabteilung übergeben.
Hier verwendet die an der Zahlung beteiligte Person vor der Autorisierung der Zahlung den Drei-Wege-Abgleich.
Der Drei-Wege-Abgleichprozess umfasst:
# 1 - Überprüfung der Bestellung
Eine Bestellung ist von der Einkaufsabteilung zu überprüfen, um den Namen des Lieferanten, Datum, Menge, Adresse, Zahlungsinformationen und den Betrag zu überprüfen.
# 2 - Überprüfung des Auftragseingangs
Nach Überprüfung der Bestellung überprüft die Kassenabteilung von der Lagerabteilung den Eingang der Bestellung, um die Menge der Waren gemäß Rechnung und Eingang bei der Lagerabteilung abzugleichen.
# 3 - Überprüfung durch die Buchhaltung
Nach der Überprüfung durch die Inventarabteilung ist der Eintrag in den Konten zu überprüfen, um den in den Büchern erfassten Betrag und die Menge zu überprüfen.
Wenn eine Rechnung allen drei Überprüfungsschritten entspricht, muss nur die Zahlung autorisiert und die Rechnung eingelöst werden.
Beispiel für Drei-Wege-Matching
Die Einkaufsabteilung von A Ltd. erteilt eine Bestellung für den Kauf von 3000 Stück bei ABC & Co., Mexiko, und der Preis pro Stück beträgt 100 USD. Die Bestellung wird aufgegeben. Der Eingang der Bestellung wurde vorgenommen, aber aufgrund einer großen Menge hat der Ladenbesitzer zum Zeitpunkt des Eingangs der Bestellung keine Gegenprüfung durchgeführt. Nach der Überprüfung wurde jedoch festgestellt, dass nur 2850 Stück eingegangen sind, und die Rechnung wird an die Buchhaltungsabteilung für die Buchhaltung weitergeleitet, und die Buchhaltungsabteilung gibt sie weiter zur Einlösung an die Bargeldabteilung. Bestimmen Sie das Verfahren für die Drei-Wege-Überprüfung?
Lösung:
Vor der Autorisierung der Rechnung zur Zahlung sollte die Person das folgende Verfahren anwenden:
1 - Überprüfung durch die Einkaufsabteilung:
Die Bestellung ist zu überprüfen, ob die Bestellung gemäß Bestellung aufgegeben wurde oder nicht. Im vorliegenden Fall wird der erste Schritt des Drei-Wege-Abgleichs abgeglichen, dh die Bestellung wird gemäß der Bestellung aufgegeben.
2 - Überprüfung durch die Inventarabteilung:
Die autorisierte Person holt die Zahlen in der Inventarabteilung ab. In diesem Fall gehen nur 2850 Inventarstücke ein, sodass die Rechnung nicht zur Zahlung autorisiert werden kann. Die autorisierte Person weist die Inventarabteilung an, die Rechnung des Lieferanten zu korrigieren.
Die Inventarabteilung wird sich dann mit der autorisierten Person von ABC & Co. in Verbindung setzen, um die überarbeitete Rechnung auszustellen. Nach Eingang der überarbeiteten Rechnung ist diese in der Buchhaltungsabteilung zur Korrektur vorzulegen.
3 - Überprüfung durch die Buchhaltungsabteilung oder Buchhaltungsunterlagen:
Nach der Bestätigung der überarbeiteten Rechnung durch den Lieferanten muss die autorisierte Person diese mit Buchhaltungsunterlagen überprüfen, und schließlich autorisiert die autorisierte Person die Rechnung schließlich zur Zahlung.
Auf diese Weise wird der Kurzbeleg identifiziert und korrigiert.
Verwendung von Drei-Wege-Matching
- Drei Wege, der Matching-Prozess wird in großen Organisationen verwendet.
- Es wird auch verwendet, wenn verschiedene Abteilungen unterschiedliche Funktionen ausführen.
- Es wird verwendet, wenn eine Organisation mehrere Produkte herstellt.
- Es wird verwendet, wenn die Verantwortlichkeiten neu eingestellten Mitarbeitern übertragen werden.
- Es wird verwendet, wenn die meisten Zahlungen in bar erfolgen.
- Es wird auch verwendet, wenn ungelernte Mitarbeiter beteiligt sind.
Vorteile
Verschiedene Vorteile sind wie folgt:
- Es stellt sicher, dass die Zahlung an die richtige Person gegen die gültige Rechnung und den Wert des erhaltenen Bestands erfolgt.
- Es stellt die richtigen Kontrollen in der Organisation sicher.
- Es minimiert oder begrenzt nicht autorisierte Zahlungen.
- Durch Drei-Wege-Matching von Bargeld soll die Unterschlagung kontrolliert werden.
- Fehler können im Drei-Wege-Abgleich leicht identifiziert werden.
- Es stellt sicher, dass dieselbe Rechnung nicht mehrmals bezahlt wird.
- Der Prozess fördert die Rechenschaftspflicht für das Personal.
- Durch den Drei-Wege-Prozess sollen die Informationen überprüft werden; Daher wird es zu genauen Informationen und kann für zukünftige Entscheidungen verwendet werden.
Nachteile
Verschiedene Nachteile sind wie folgt:
- Der Drei-Wege-Abgleich umfasst die mehrfache Überprüfung und Sammlung verschiedener Dokumente. Daher ist der Prozess langwierig und zeitaufwändig.
- Aufgrund des langen Prozesses und der verspäteten Zahlungen kann es zu Verspätungen und Strafen kommen.
- Lieferantenbeziehungen können durch verspätete Zahlungen beeinträchtigt werden.
- Rabatte für vorzeitige Zahlungen können aufgrund langwieriger Verfahren nicht in Anspruch genommen werden.
Fazit
Drei-Wege-Matching ist das Verfahren zur Steuerung der Kreditorenbuchhaltung, bei dem mithilfe der drei Schritte die Kreditorenbuchhaltung überprüft wird. Hier ist beim ersten Schritt des Kaufs die Bestellung zu verifizieren, dann sind die Zahlen aus der Lagerabteilung zu sammeln und zu verifizieren, und schließlich ist sie aus Buchhaltungseinträgen zu verifizieren. Nach Überprüfung auf allen drei Ebenen autorisiert der Autorisierer die Rechnung zur Zahlung. Dieses Verfahren ist jedoch langwierig. Daher ist es zeitaufwändig und gleichzeitig können Rabatte für vorzeitige Zahlungen aufgrund langwieriger Verfahren nicht in Anspruch genommen werden.
