Spesenabrechnung (Definition, Beispiele) - Wie erstelle ich?

Inhaltsverzeichnis

Was ist die Spesenabrechnung?

Die Spesenabrechnung ist definiert als die Art der Berichterstattung, die die dem Unternehmen oder den Mitarbeitern des Unternehmens entstandenen Ausgaben dokumentiert und monatlich, vierteljährlich oder jährlich geführt werden kann.

Erläuterung

  • Jedes kleine bis mittlere Unternehmen führt eine Spesenabrechnung.
  • Die mittlere Führungsebene oder die Abteilungsebene erstellen solche Berichte.
  • Es kann in kleinere Abteilungen unterteilt werden, um festzustellen, welcher Bereich oder welche Abteilung des Unternehmens die Organisation mehr kostet.
  • Das Unternehmen führt solche Berichte zum Zwecke der Prüfung.
  • Sie legen diesen Bericht dem Top-Management des Unternehmens vor. Das Top-Management entscheidet, welche Kosten dem Mitarbeiter zu erstatten sind und welche nicht.
  • Die erstatteten Kosten werden dann zur Erfassung des steuerpflichtigen und buchhalterischen Gewinns verwendet.

Eigenschaften

  • Die Spesenabrechnung besteht aus der Spesenabrechnung des Arbeitgebers für seine Arbeitnehmer. Es dokumentiert auch die Reise- und Unterhaltungspolitik, nach der der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer keine Kosten erstattet.
  • Es wird von der Spesen- und Gehaltsabteilung der Organisation gepflegt und vorbereitet. Wenn sie das Erstattungs- und Antragsformular für Mitarbeiter erhalten, überprüfen sie die Einzelheiten der vom Mitarbeiter getätigten Ausgaben, die unter den entsprechenden Belegen und Nachweisen geteilt werden, und erstellen den Mitarbeiterbericht.

Wie erstelle ich eine Spesenabrechnung?

Verschiedene Organisationen, die in verschiedenen Branchen tätig sind, haben unterschiedliche Methoden und Vorlagen. Die Personal- und Spesenabrechnungsabteilung einer Organisation sollte jedoch die folgenden Schritte ausführen, um Folgendes zu erstellen und zu formulieren:

  1. Die Personalabteilung sollte über Genehmigungen zur Kostenpolitik der jeweiligen Abteilungen der Organisation verfügen.
  2. Auf der Grundlage der geltenden Richtlinien sollte die Führungskraft auf das Online-Kostenerfassungssystem zugreifen oder eine Dateneingabe im konsolidierten Excel durchführen.
  3. Die Führungskraft sollte das Datum eingeben, an dem die Kosten anfallen.
  4. Die Führungskraft sollte den Kostenbetrag eingeben und den Namen des jeweiligen Anbieters angeben.
  5. Nach der Überarbeitung der eingegebenen Informationen, wie in der Quittung angegeben, sollte die Führungskraft den Bericht der Genehmigung der nächsten Ebene vorlegen.

Beispiel einer Spesenabrechnung

Nehmen wir das Beispiel von ABC Inc. Der Mitarbeiter reist vor Ort, um ein neues Projekt vorzustellen. Am 23. Januar 2019 legte der Mitarbeiter einen Verpflegungsaufwand von 200 USD, Hotelkosten von 100 USD und Sonstiges vor. Kosten von 250 $. Am 24. Januar 2019 meldete der Mitarbeiter Unterhaltungs- und Filmkosten in Höhe von 130 USD sowie Essenskosten in Höhe von 230 USD und Hotelkosten in Höhe von 500 USD.

Helfen Sie der Personalabteilung, den Bericht über die gemeldeten Ausgaben des Mitarbeiters zu erstellen.

Lösung:

Bereiten Sie die Spesenabrechnung wie folgt vor: -

Das Folgende wäre das Ergebnis: -

Spesenabrechnungsspalten

Die Spalten bestehen normalerweise aus den folgenden Details: -

  1. Das Datum des Aufwandes.
  2. Art oder Art der Ausgaben;
  3. Der Name des Anbieters, von dem Dienstleistungen bezogen oder Artikel gekauft wurden.
  4. Die Kosten betragen.
  5. Der Name des Kopfes des Kontos, auf dem er erwähnt und belastet werden soll.
  6. Abzug und Anpassung von früheren Eingaben der Mitarbeiter;
  7. Jeder Kontotyp sollte eine Zwischensumme haben.
  8. Die Summe des Gesamtbetrags, der auf Antrag des Arbeitnehmers zu erstatten ist.

Bedeutung und Verwendung

Die Spesenabrechnungen werden geführt, um die Rechenschaftspflicht in Bezug auf die Ausgabegewohnheiten der Organisation zu erhöhen. Dies sind die Berichte, auf die im Falle von Finanzstreitigkeiten und Prüfungsaktivitäten verwiesen werden kann. Durch die ordnungsgemäße Pflege und Rechenschaftspflicht dieser Berichte in regelmäßigen und regelmäßigen Abständen wird sichergestellt, dass Ihre Mitarbeiter in voller Rechenschaftspflicht budgetieren, um das Unternehmen finanziell zu schützen und rentabel zu halten.

Solche Berichte machen sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber gegenüber Unternehmen hinsichtlich ihrer Ausgabegewohnheiten rechenschaftspflichtig. Einige Ausgaben werden gemäß den Einkommensteuergesetzen vom steuerpflichtigen Einkommen abgezogen. Um solche Abzüge zu erhalten, müssen große Unternehmen der Finanzabteilung des Landes einen konsolidierten Bericht vorlegen. Es kann als ergänzendes Dokument zusammen mit der Meldung der gesamten anfallenden Ausgaben in den Steuerformularen eingereicht werden, während Steuern beim Finanzamt eingereicht werden.

Leistungen

  • Die Spesenabrechnung erleichtert es dem Abschlussprüfer, die vom Unternehmen geltend gemachten Spendendetails zu überprüfen.
  • Sie können damit die Kostendetails anhand der verfügbaren und von den Mitarbeitern beigefügten Belege überprüfen.
  • Es stärkt die interne Kontrolle.
  • Es wird angegeben, welche Kostenposition erstattungsfähig und welche nicht erstattungsfähig ist.
  • Es gibt die Verfügbarkeit vieler IT-Software auf den Märkten, mit denen das Unternehmen Berichte erstellen, formulieren und anpassen kann.

Nachteile

  • Sie eignen sich für ein großes Unternehmen und nicht für Einzelunternehmer und Kleinstunternehmen.
  • Diese Berichte stimmen möglicherweise nicht mit den von den Mitarbeitern beigefügten Belegen überein, da bei der Dateneingabe von Informationen Fehler aufgetreten sind.
  • In einfacheren Worten, die Berichte sind immer anfällig für falsche Darstellungen und Buchhaltungsbetrug.
  • Es erhöht die Verwaltungskosten für die Bearbeitung von Artikeln und die regelmäßige Aktualisierung von Ausgabenposten im Berichtssystem.
  • Es ist sehr schwierig, jeden Ausgabenposten im Rahmen der ausgegebenen Ausgabenrichtlinie zu überwachen, wenn die Größe der Organisation sehr groß ist.

Fazit

Die Spesenabrechnungen können als Berichte betrachtet werden, in denen die Art der Ausgaben, die erstattet werden können, und die Art der Ausgaben, die nicht erstattet werden können, hervorgehoben sind. Die Erstattung der Kosten erfolgt gemäß den geltenden Steuergesetzen des Landes und den geltenden Kostenrichtlinien des Arbeitgebers. Dies kann für große Unternehmen nützlich sein, die normalerweise täglich enorme Ausgaben tätigen, und hilft bei der Rationalisierung des Gesamtprozesses.

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