Abstimmung (Definition, Typen) - Prozess der Rechnungslegungsabstimmung

Was ist Versöhnung?

Bei der Abstimmung werden Salden in Konten abgeglichen, um finanzielle Inkonsistenzen, Diskrepanzen, Auslassungen und sogar Betrug festzustellen. Jede Transaktion wird auf zwei Konten (Lastschrift auf einem und Gutschrift auf einem anderen) in den Geschäftsbüchern erfasst. Daher umfasst die Abstimmung am Ende eines Abrechnungszeitraums das Abgleichen von Salden und das Sicherstellen, dass die Belastungen (Gutschriften) von einem Konto für eine Transaktion mit den Gutschriften (Belastungen) auf einem anderen Konto für dieselbe Transaktion übereinstimmen.

Es kann auch eine Abstimmung durchgeführt werden, um die Salden zwischen internen und externen Konten abzugleichen. Beispielsweise könnte ein Unternehmen Bankgeschäfte, die in seinen Büchern erfasst sind, und diejenigen, die am Ende der Bank erfasst wurden, in Einklang bringen, um Inkongruenzen festzustellen. Auf persönlicher Ebene kann jemand seine Kreditkartenausgaben verfolgen und mit dem Kontoauszug abgleichen, um die Kontodifferenzen zu verstehen.

Versöhnungsbeispiel

• Angenommen, ein Unternehmen gleicht Bankgeschäfte in seinen Büchern mit dem Kontoauszug ab. Das Unternehmen führt diese Übung Ende des Monats durch. Es stellte sich heraus, dass ein am 31. des Monats ausgestellter Scheck nicht von seinem Guthaben bei der Bank abgebucht wurde, und die Bank zog bestimmte Gebühren vom Guthaben ab, die nicht in den Büchern des Unternehmens erfasst waren.
• Hier stimmen die Salden in den Büchern des Unternehmens und im Buch der Bank nicht überein, und die Einträge müssen vorgenommen / korrigiert werden, um die richtigen Salden in den Konten widerzuspiegeln. Das Unternehmen erkennt die Bankgebühren in seinen Büchern und der Kontostand wird angepasst, um das genaue Bild auf den Konten wiederzugeben.

Prozess der Versöhnung

Der Prozess der allgemeinen Versöhnung ist wie folgt:

# 1 - Vergleichen Sie einen Kontostand mit dem anderen

In diesem ersten Schritt werden die Belastungen und Gutschriften abgeglichen, um sicherzustellen, dass die Salden übereinstimmen. Wenn ein Unternehmen beispielsweise Miete zahlt, belastet es das Mietkonto und schreibt das Bar- oder Mietkonto gut. Zum Zeitpunkt der Überleitung sollten alle Belastungen in der Miete mit den Gutschriften auf dem Geldkonto und dem zu zahlenden Mietkonto in Bezug auf die Mietkosten übereinstimmen.

# 2 - Überprüfen Sie die Einträge in beiden Konten

Falls im ersten Schritt eine Nichtübereinstimmung festgestellt wird, muss der Buchhalter die Transaktion des Kontos für jede Transaktion überprüfen, um herauszufinden, welche Einträge die Nichtübereinstimmung verursachen. Die Unterschiede können hauptsächlich durch Tippfehler, Abbuchung statt Gutschrift von Konten, Übergabe von Einträgen auf falschen Konten, Nichtaufzeichnung von Einträgen auf einem Konto usw. entstehen.

# 3 - Korrigieren Sie die falschen Einträge

Sobald der Buchhalter herausgefunden hat, welche Einträge die Nichtübereinstimmung verursachen, können diese Einträge analysiert und korrigiert werden, um die richtigen Salden widerzuspiegeln.

# 4 - Konten erneut ausgleichen

Sobald die Korrekturen abgeschlossen sind, müssen die Fehlanpassungen in den endgültigen Salden erneut überprüft werden, um eine gründliche Überprüfung zu ermöglichen. Da ein Unternehmen in einem Zeitraum eine enorme Anzahl von Transaktionen durchführen kann, ist der Abstimmungsprozess meistens nicht manuell möglich. Dies geschieht normalerweise mit einer Buchhaltungssoftware, die Fehler zur Überprüfung durch die Buchhalter auslöst.

Arten der Versöhnung

Es gibt fünf Hauptarten der Versöhnung:

• # 1 - Bankabstimmung - Transaktionen in Kontoauszügen werden mit erfassten Bargeldtransaktionen in den Büchern des Unternehmens abgeglichen.
• # 2 - Kundenabstimmung - Kundensalden in den Büchern des Unternehmens werden mit Salden in den Büchern der jeweiligen Kunden abgeglichen.
• # 3 - Lieferantenabstimmung - Lieferantenguthaben in den Büchern des Unternehmens werden mit Salden in den Büchern der jeweiligen Lieferanten abgeglichen.
• # 4 - Unternehmensübergreifende Abstimmung - Guthaben in den Unternehmensbüchern gegenüber einer Tochtergesellschaft werden mit den Guthaben in Bezug auf Eltern in den Büchern der Tochterunternehmen abgeglichen
• # 5 - Geschäftsspezifische Abstimmung - Abstimmungen sind spezifisch für die Art der Geschäftstätigkeit des Unternehmens.

Abstimmungsmethoden

Die Abstimmung kann mit zwei Methoden erfolgen, wie nachstehend beschrieben:

# 1 - Dokumentenprüfung

Dies ist ein formaler Prozess der Versöhnung und wird weitgehend verfolgt. Bei dieser Methode werden alle Konten überprüft, um sicherzustellen, dass die erfassten und ausgegebenen Beträge gleich sind. Diese Methode verwendet im Allgemeinen Buchhaltungssoftware und führt eine umfassende, detaillierte Überprüfung durch.

# 2 - Analytics Review

Bei dieser Methode werden Salden einzeln betrachtet und mit dem verglichen, was sie auf einem bestimmten Parameter basieren sollten. Der wichtigste Parameter könnten historische Trends und Aktivitäten sein. Beispielsweise hat ein Buchhalter beim Durchsuchen einer Liste von Transaktionen festgestellt, dass Ausgaben wie Miete zehnmal so hoch sind wie in den Vorjahren. Dies erfordert eine genauere Prüfung der Konten.

Vorteile

• Durch die Abstimmung können ungenaue Buchhaltungseinträge gefunden werden, einschließlich unangemessener Behandlung von Buchhaltungsposten
• Es hilft, Auslassungs- und Provisionsfehler zu finden und umgehend zu korrigieren
• Dies hilft Unternehmen dabei, negative Meinungen der Prüfer zu vermeiden. Dies ist möglich, wenn sie nicht die richtigen Antworten auf Nichtübereinstimmungen erhalten
• Dies hilft den Unternehmen, mit den von den Aufsichtsbehörden vorgeschriebenen Rechnungslegungspraktiken synchron zu bleiben
• Es hilft dabei, die Transaktionen von seiner Quelle abzugleichen
• Es hilft bei der Aufdeckung von Betrug innerhalb des Unternehmens oder bei externen Transaktionen, an denen das Unternehmen beteiligt ist
• Es hilft bei der Vervollständigung der Buchhaltungsunterlagen, da es die fehlenden Informationen und Belege einbringt
• Dies kann dazu beitragen, fundiertere Geschäftsentscheidungen zu treffen, da die Konten vertrauenswürdiger und fehlerfreier werden.

Fazit

• Unternehmen verlassen sich auf Finanzinformationen, die den Führungskräften präsentiert werden. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass diese Informationen fehlerfrei sind. Wenn fehlerfreie Informationen angezeigt werden, können Führungskräfte ihre Entscheidung mit Zuversicht treffen.
• Die Abstimmung hilft dem Buchhaltungspersonal, Fehler aus den Konten auszusortieren, die dann den Stakeholdern zur Entscheidungsfindung vorgelegt werden können. Wie bereits erwähnt, ist die Abstimmung ein notwendiger Prozess und muss von allen kleinen und großen Organisationen befolgt werden.
• Für Organisationen ist es wichtig, häufig und zeitgebunden eine Abstimmung durchzuführen und sicherzustellen, dass es sich bei den Personen, die die Abstimmung durchführen, nicht um dieselben Personen handelt, die die Konten überhaupt erstellt haben, um Interessenkonflikte zu vermeiden.