Vollständige Form von GRN - Wareneingangsschein
Die vollständige Form von GRN ist Wareneingangsschein. Die GRN bezieht sich auf das Geschäftsdokument, das der Kunde zum Zeitpunkt des Eingangs der Waren vom Verkäufer ausfüllt, um den zwischen den beteiligten Parteien vereinbarten Eingang aller Waren zu bestätigen, und wird häufig mit der Bestellung (PO) verglichen ) vor der Zahlung an den Verkäufer der Ware.
Merkmale von GRN
In der Fertigung und anderen Arten von Organisationen, in denen der Organisationsprozess den Transport der Waren von einem Ort zum anderen oder den Transport von außerhalb des Marktes zum Lager umfasst, spielt der Wareneingangsschein eine sehr wichtige Rolle. Manchmal kann die Bearbeitungszeit langsamer sein als üblich, was aus dem Wareneingangsschein hervorgeht.
Eines der wichtigen Merkmale des Wareneingangsscheins ist, dass der Filialleiter beim Transport der Waren zum Geschäft anhand dieses Dokuments prüft, ob die Waren der erforderlichen Menge entsprechen und ob die erforderliche Menge dem Hinweis entspricht wird tatsächlich empfangen oder nicht. Somit wird auch der Wareneingangsschein zum Nachweis und zum Prüfpfad.
Was ist in der Wareneingangsnotiz enthalten?
Normalerweise erfolgt in der Organisation der Vordruck des Wareneingangsscheins in der Abteilung des Geschäfts. Daher sollte das Management sie in Bezug auf das, was in den Wareneingangsschein aufgenommen werden muss, ordnungsgemäß schulen. Die folgende Liste enthält wichtige Punkte, die in GRN enthalten sein müssen:
- Die Oberseite der GRN zeigt den Namen des Lieferanten der Waren.
- Es folgen Datum und Uhrzeit der Ausstellung sowie Datum und Uhrzeit des Eingangs der Waren der Filialabteilung.
- Die richtige Adresse des Ortes, an dem die Waren transportiert werden sollen und an den die Waren geliefert werden sollen, zusammen mit dem richtigen PIN-Code.
- Die Beschreibung der zu transportierenden Waren und die Menge jeder Art von Produkt, die Rate und den Preis der Waren.
- Das Ende der GRN erfolgt durch die Unterschrift und den Namen des autorisierten Personals sowohl des Lieferanten als auch des Geschäftsleiters und des Sachbearbeiters, der die Waren erhalten soll.
Prozess der GRN
Das Folgende ist der Prozess von GRN:
- Der Erhalt der Rechnung und Challan und das Entladen der Waren in die Geschäfte.
- Die physische Überprüfung der Anzahl der eingegangenen Waren zusammen mit der Beschreibung der Waren.
- Wenn die Ware umstritten ist oder eine geringe Menge aufweist, wird der Lieferant kontaktiert und um den Mangel gebeten.
- Nachdem die Menge überprüft wurde, wird der Qualitätstest durchgeführt.
- Eine Bestätigung wird von challan vorgenommen und an den Lieferanten gesendet.
- Nach dem obigen Schritt bereitet die Empfangsabteilung die GRN in 5 Kopien vor. Original für sie und die verbleibenden für die Einkaufsabteilung, die Buchhaltungsabteilung, eine für den Geschäftsleiter und eine für die Person, die die Bestellanforderung stellt.
- Darauf basierend werden Einträge in Geschäftsbücher vorgenommen.
Bedeutung
- Für jede Buchhaltungsabteilung ist der Wareneingangsschein ein wichtiges Dokument, da er dem Zweck des Objektivitätsprinzips der Rechnungslegung dient. Jeder Eintrag in die Geschäftsbücher muss zwingend durch den Nachweis in dokumentarischer Form belegt sein.
- Bevor eine Zahlung von Produkten an den Verkäufer erfolgt, wird die Ware bei der GRN überprüft. Um die Wahrscheinlichkeit von Fehlern und Betrug zu verringern, muss in einer Organisation eine andere Person die Arbeit einer Person überprüfen, und eine Person ist nicht an mehr als einem kontinuierlichen Prozess beteiligt. Aufgrund von GRN wird die organisatorische Arbeit daher von verschiedenen Personen kontrolliert.
- Da die tatsächliche physische Warenmenge mit dem Wareneingangsschein überprüft wird, erfolgt die Zahlung nur für die tatsächlich erhaltenen. Somit wird eine fehlerhafte Zahlung vermieden.
- Dieses Dokument spielt auch beim Lieferanten eine wichtige Rolle. Der Lieferant kann mit Hilfe der GRN nachweisen, dass die Waren von ihrem Ende an versandt wurden, da die GRN ein offizielles Rechtsdokument ist und vor Gericht als Beweis anerkannt werden kann.
Wareneingangsschein gegen Warensendeschein
Im Folgenden sind die Unterschiede zwischen dem Wareneingangsschein und dem Warensendungsschein aufgeführt:
- Die Versandabteilung des Lieferanten erhöht den Warenversand (GDN), während die Empfängerabteilung des Käufers den Wareneingangsschein erstellt.
- Ohne eine GDN kann die Buchhaltung des Lieferanten die Rechnung nicht erheben, während die Abteilung des Käufers ohne GRN keine Zahlungen oder Einträge in die Bücher vornehmen kann.
Leistungen
Im Folgenden sind die Vorteile der Ware eine Notiz erhalten:
- Es dient als Nachweis für Prüfer und ist daher in den Prüfpfadverfahren enthalten.
- GRN zeigt die tatsächlich eingegangene Menge an und somit kann der Verlust einer höheren Zahlung an die Lieferanten festgestellt werden.
- Es ist ein Liefernachweis. Es ist ein rechtlich durchsetzbares Dokument und kann vor Gericht eingereicht werden.
- Das Personal des Logistikteams wird bei Fehlern oder Betrug zur Rechenschaft gezogen, da die Menge immer mit der GRN-Menge übereinstimmen sollte. Im Team entsteht Verantwortungsbewusstsein und Wachsamkeit.
- Die Finanzabteilungen größerer Unternehmen können dieses Dokument zu Vergleichszwecken verwenden, um festzustellen, wie viele Warenmengen bestellt wurden und wie viel tatsächlich eingegangen und in die Bücher eingetragen wurde.
Fazit
GRN ist die Abkürzung für Waren, die den Vermerk erhalten haben. Wie der Name schon sagt, erhielt die Ware eine Notiz über die Bestätigung des Eingangs der Ware beim Kunden oder vom Käufer vom Verkäufer, die vom Käufer ausgefüllt wird, wenn die Ware tatsächlich eingeht. Es ist ein offizielles Rechtsdokument und kann vor Gericht als Beweis anerkannt werden.
